El chatbot como herramienta de recursos humanos
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El chatbot como herramienta de recursos humanos

En RR.HH. actualmente existe una clara tendencia a la automatización de las tareas. Este cambio hacia lo digital busca impulsar la eficiencia laboral, reducir gastos y ofrecer mejores experiencias para clientes y empleados.


Así, las empresas están invirtiendo en sistemas de inteligencia artificial, aprendizaje automático o comprensión del lenguaje natural, ya que son elementos centrales en su estrategia de transformación digital. Prueba de ello es el hecho de que el 87% de los CEO están interesados en introducir la inteligencia artificial a su empresa1.

Una realidad cada vez más común en las empresas contemporáneas es el uso de chatbots. Esta herramienta relacionada con la inteligencia artificial consiste en un software especializado que interactúa por escrito de manera racional y personalizada con una persona, ya sea cliente o empleado. Esta comunicación es bidireccional, es decir, de ida y vuelta, y por eso permite la interacción eficaz entre cliente/empleado y empresa.

En RR.HH. el uso de los chatbots es muy interesante, porque permite una comunicación eficaz y rápida no solo con los empleados existentes en la compañía, sino también con los potenciales trabajadores.

La versatilidad de los chatbots se traduce en una amplia gama de usos en RR.HH. que van más allá del mero hecho de transmitir información.

Podemos clasificar sus usos en las diferentes tareas del departamento en las siguientes cuatro categorías:

Reclutamiento

1. Reclutamiento

Los procesos de reclutamiento pueden ser arduos, sobre todo para aquellas empresas que por la naturaleza de su negocio se ven obligadas a recurrir a los contratos temporales o estacionales. En esta línea, se pueden automatizar una amplia gama de funciones de RR.HH. mediante bots y conseguir un ahorro de tiempo y de trabajo sustancial durante el reclutamiento.

Además, es muy común el uso de bots en el proceso de selección de talento, tanto para obtener información de los potenciales empleados de manera rápida y eficaz como para revisar la información al interactuar directamente con el candidato.

Experiencia del empleado

2. Experiencia del empleado

Los chatbots tienen la capacidad de informar y comunicarse con los empleados de manera online. Por eso, se trata de una herramienta ideal para mejorar tanto la experiencia del nuevo empleado como la de los miembros existentes en la plantilla.

Para el personal de nueva incorporación, esta herramienta sirve de guía de iniciación y responde a las preguntas frecuentes de manera más dinámica y atractiva. De esta manera, se facilita el proceso de incorporación y se favorece la adaptación del nuevo empleado a la organización.

Por otro lado, los chatbots también pueden aprovecharse para mejorar la experiencia de los empleados ya existentes. Por ejemplo, es un hecho que los trabajadores dedican mucho tiempo cada mes a buscar información básica relacionada con su trabajo (días de vacaciones, beneficios de salud, consultas de nómina, etc.). Pues bien, los bots están capacitados para responder a este tipo de cuestiones, mejorando la transparencia de la empresa y la satisfacción del empleado.

Formación

3. Formación

Incluso la capacitación de los empleados se puede mejorar mediante el uso de bots. En lugar de formar al empleado de manera estándar, ya sea a través de un documento en formato PDF o de una presentación de PowerPoint, los bots ofrecen una nueva de forma de aprender más atractiva.

Como los chatbots permiten la conversación y la interacción de manera bidireccional, pueden usarse para impartir formación, así como para reaccionar y responder a las preguntas del empleado que se está formando. De esta manera se consigue un método de capacitación que incita a la participación activa del empleado.

Autoevaluación

4. Evaluación y autoevaluación

Finalmente, cabe destacar que más del 58% de los líderes de RR.HH. afirma que los tradicionales procesos de evaluación están obsoletos y son ineficaces2.

Como respuesta a ello, los chatbots son una herramienta muy interesante para recibir el feedback de los empleados, ya que posibilitan la difusión de encuestas o cuestionarios a los empleados para que los responsables puedan tener una visión más global de cómo se sienten con su trabajo y su puesto laboral.

El feedback también puede ser al revés, es decir, de empresa a empleado. En este caso los bots vuelven a ser fundamentales, al dirigirse directamente a los trabajadores y comunicarles perspectivas de rendimiento para que se esfuercen constantemente en ser mejores en lo que hacen.

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