La técnica Pomodoro es un método sencillo para mejorar la gestión del tiempo, desarrollado por el consultor italiano Franceso Cirillo a finales de los años ochenta. Esta técnica divide el tiempo dedicado a una tarea concreta en intervalos de 25 minutos, también conocidos como pomodoros, separados por una pausa.
El método Pomodoro contribuye a gestionar el tiempo de forma adecuada durante la jornada laboral y permite aumentar la productividad y la eficacia en el trabajo. Se basa principalmente en la idea de que las pausas establecidas pueden mejorar la agilidad mental y la productividad a la hora de realizar las tareas asignadas en el día a día.
Pero ¿en qué consiste la técnica Pomodoro?
En primer lugar, para ponerla en práctica necesitaremos:
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Un reloj o temporizador como los que se utilizan en la cocina. Es mejor usar un reloj físico que uno digital, ya que el hecho de hacer un movimiento físico para girar el reloj y activar el temporizador confirma la determinación del usuario para empezar la tarea. Por otro lado, el sonido que produce el reloj mientras va descontando el tiempo envía una orden clara al cerebro de que va a entrar en un periodo de trabajo en el que es necesario evitar cualquier distracción. El característico tictac de estos temporizadores ayuda además a mantener la concentración. -
Papel y lápiz para apuntar las tareas del día antes de llevarlas a cabo con esta técnica.
La técnica: haz tu primer pomodoro
Este método se compone de cinco etapas: planificación, anotación, registro, proceso y visualización.
- Haz una lista con las tareas que tienes que realizar.
- Selecciona una tarea concreta.
- Ajusta el temporizador en 25 minutos y sitúalo de forma que siempre puedas ver el tiempo que queda. Empieza con tu primera tarea. Durante estos 25 minutos, no puedes distraerte ni interrumpir la tarea: son 25 minutos de trabajo que no pueden ser interrumpidos por nada ni nadie ya que, de lo contrario, ese pomodoro ya no cuenta.
- Cuando suene el temporizador, marca la tarea como finalizada y tómate un descanso de unos cinco minutos. Durante el descanso debes desconectar para que el cerebro asimile lo que has hecho en esos 25 minutos. No hagas nada relacionado con la tarea anterior ni con la siguiente.
- Cuando acabes el descanso, ajusta el temporizador para realizar un segundo pomodoro.
Cada cuatro pomodoros, se recomienda realizar un descanso más largo, de unos 15-20 minutos. Durante los descansos es recomendable levantarse y salir del área de trabajo, dejar de pensar en lo que estabas haciendo, moverse, hacer estiramientos, escuchar una canción, tomar un café o consultar el mail, por ejemplo. Es importante no hacer nada complejo durante ese tiempo para que el cerebro se reorganice y se relaje, de modo que estés fresco para la próxima tanda de pomodoros.
La técnica Pomodoro demuestra que las pausas regulares mejoran la agilidad mental y la concentración y nos motiva a ofrecer una respuesta eficaz frente al tiempo, en lugar del estado de ansiedad que suele provocar el hecho de percibir que no tenemos suficiente tiempo para acometer las tareas diarias asignadas. Además, al prevenir la multitarea , ayuda a alcanzar un estado de foco más elevado, que se hace sostenible gracias a las pausas regulares.
Aunque, como hemos comentado, el hecho de utilizar un temporizador físico amplifica la intención de cumplir con el tiempo marcado, existen hoy en día muchas aplicaciones móviles que permiten utilizar la técnica Pomodoro en cualquier lugar y situación. Algunas de las más conocidas son: Pomodoro Timer, MyPomodoro o Pomodoro Time Management.
En resumen, podríamos decir que los cinco beneficios principales de usar la técnica Pomodoro en el trabajo son:
- Controla las distracciones y administra el tiempo. La técnica Pomodoro permite gestionar y administrar tu propio tiempo y evita distracciones tanto internas como externas.
- Aumenta la responsabilidad. Al final de cada pomodoro, invierte un minuto en escribir lo que has logrado. Mantener un registro de las tareas te permitirá realizar un buen informe de productividad para tus gerentes.
- Mejora la planificación semanal y trimestral. Registrar tus logros facilitará la planificación eficaz de las tareas a corto y medio plazo. Con el tiempo, podrás calcular con precisión cuántos pomodoros necesitas para completar un determinado tipo de tarea o proyecto.
- Disminuye la fatiga mental. La técnica Pomodoro requiere que los usuarios descansen entre tarea y tarea. Permitir a tu mente desconectar tras un pomodoro reduce el agotamiento, y al sentirte con más energía podrás hacer más cosas y mejor.
- Mantiene la motivación. A medida que te acercas al final de un pomodoro y tu trabajo está casi terminado, esto se convierte en una emocionante carrera contra el reloj para terminar antes de que te quedes sin tiempo. La emoción te motiva a trabajar más rápido, incluso cuando normalmente comenzarías a frenar. Estos pequeños brotes de motivación se suman con el tiempo y aumentan la efectividad de los resultados de las tareas realizadas.
