La Gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría

La gestión del tiempo consiste en el reparto del tiempo de una forma adecuada que nos permita realizar las distintas tareas diarias y así obtener una mayor productividad y eficiencia en el trabajo. Esto es de vital importancia para administrativos, asistentes y secretarias, que llevan a cabo muchas tareas a lo largo del día.

Ventajas de una correcta gestión del tiempo

• Se hace más en las mismas horas. Organizando el trabajo, se puede aprovechar al máximo el tiempo, lo que aumenta el rendimiento y los resultados con las mismas horas o incluso con menos.

• Se completan las tareas en su plazo. Esto es posible gracias a que se priorizan tareas y se dejan de lado otras menos importantes, eliminando al máximo las distracciones.

• Se establecen prioridades. Identificando qué tipos de tareas hay y cuáles son importantes y urgentes, se pueden priorizar para determinar cuáles hacer antes y cuáles después.

• Se evitan tareas improductivas. Las tareas improductivas pueden eliminarse definitivamente, delegarse en otras personas o dejarse para otro momento.

• Se logran objetivos. Es la mejor manera de lograr metas y objetivos con eficacia. Solo hay que determinar cuáles son y planificarse para alcanzarlos.

• Mejora la satisfacción laboral. Los trabajadores se encuentran más a gusto en su puesto de trabajo cuando saben que están rindiendo al máximo y se sienten valorados.

Cómo puedes mejorar la gestión de tu tiempo

Fíjate prioridades laborales y metas. Una vez establecidos, es importante priorizar entre tareas urgentes y tareas importantes. Priorizar las tareas es clave y para ello los siguientes métodos pueden ser tus aliados:

• El análisis ABC. divide las tareas entre importantes-urgentes, importante-no urgentes y por último las tareas ni importantes ni urgentes.

• El método POSEC. Basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades, es un método mediante el cual puedes priorizar las tareas organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo.

• El método Eisenhower. Organiza las tareas según este método distribuyéndolas en una matriz.

Recurre a los principales métodos de gestión del tiempo.

Identifica las principales distracciones y los ladrones de tiempo.

Principales métodos de gestión del tiempo

Una vez establecidos los objetivos e identificados los tipos de tareas, puedes recurrir a diferentes métodos interesantes que permiten una mejor gestión del tiempo basándose en unos principios determinados.

1. Pareto. Se basa en concentrar el 80 % de tu tiempo y energía en el 20 % del trabajo verdaderamente importante. Haz una lista de tareas, y de cada diez deberás escoger dos para invertir en ellas tus energías y tiempo.
2. Método Pomodoro.  Este método de gestión de tiempo recurre al reloj para dividir el tiempo que se destina a un trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por pausas. Permite calcular los tiempos, concentrarse mejor, cumplir los horarios y rendir más basándose en los pomodoros.
3. Lean Thinking. Esta metodología busca crear valor con procesos más eficientes, reduciendo aquello que no es fundamental ni necesario. Hay que tener en cuenta que en algunos casos el tiempo que se dedica a actividades que no se necesitan puede consumir el 90% del trabajo que se ha realizado.
4. Método Dominó. Este método afirma que hay acciones en las que se invierte una vez y que producen beneficio a lo largo del tiempo en diferentes canales. Elaborar una plantilla de estilo, presentaciones corporativas o una agenda de tareas es algo que aporta utilidad  y ayuda a ahorrar mucho tiempo.
5. Método GTD. Fundamentada en principios sencillos que consisten en recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Se basa en recopilar las tareas y los objetivos para gestionarlos de manera que se puedan llevar a cabo en el momento exacto sin tensiones, de una forma sencilla y positiva.
6. Tablero Kanban. Es una forma muy fácil de estructurar cómo progresan tus tareas. Tienes que crear columnas a través de herramientas virtuales como Trello, que representen las diversas etapas del proyecto (por hacer - en curso y terminadas), para posteriormente poner en ellas las diversas tareas que vas a llevar a cabo. 

Identifica a los principales ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son factores que hacen que perdamos tiempo en nuestro trabajo que podría ser utilizado para cosas más importantes. Es necesario saber identificarlos para poder actuar contra ellos:

• La propia actitud o forma de comportarse. No saber qué hacer en cada momento, ser impuntuales, distraerse fácilmente, no respetar lo marcado en el horario, etc.

• Los correos y los emails diarios. Destina una parte del día a estas funciones para evitar distraerte en ellas. En caso de que estas sean tus funciones principales, prioriza las llamadas telefónicas y destina momentos frecuentes al día a consultar el email.

• Mala comunicación. Garantizar una buena redacción y comunicación desde el primer momento es vital, ya que puedes cometer errores y tener que repetir la redacción de documentos o presentaciones. Por ahorrar tiempo, acabarás consumiendo más tiempo y recursos.

• Falta de concentración. A veces, el principal enemigo en el trabajo es la propia concentración. Si no alcanzas el máximo de concentración, acabarás perdiendo el tiempo en tareas que no son relevantes o sin terminar algo importante. Aprovecha estos momentos de baja concentración para realizar tareas que no la requieran.

• La procrastinación. Esta tendencia a retrasar las tareas se produce más a menudo de lo que parece, y nos hace posponer las que nos resultan aburridas o rutinarias. No dejes tareas para más tarde si puedes hacerlas ya; combate tu procrastinación.

• No saber decir que no. Si no sabes decir que no, acabarás asumiendo más tareas de las que puedes llevar a cabo. Esto hará que no cumplas el plazo o no las hagas como corresponde y des mala imagen. Tienes que aprender a ser más asertivo y a decir que no.

• No saber delegar. Aprender a delegar ciertas funciones que no te corresponden, o no son tan prioritarias, para poder dedicarte a lo que realmente importa es crucial. Has de contar con una persona de confianza y atreverte a delegar; al principio puedes probar a hacerlo poco a poco.