La Gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
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La Gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría

INTRODUCCIÓN


¿Sabías que cerca del 60% del trabajo administrativo de la empresa acaba pasando por la supervisión de asistentes y administrativos?

Esto crea la necesidad de que estos profesionales tengan un perfil multitarea y sepan cómo gestionar las actividades que les corresponden para facilitar el trabajo tanto a sus superiores como a sí mismos.

Saber cómo gestionar, organizar y optimizar al máximo el tiempo se convierte en un elemento imprescindible en su puesto de trabajo.

profesional con un perfil multitarea

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo consiste en el reparto del tiempo de una forma adecuada que nos permita realizar las distintas tareas diarias y así obtener una mayor productividad y eficiencia en el trabajo.

Esto es de vital importancia para administrativos, asistentes y secretarias, que llevan a cabo muchas tareas a lo largo del día.

Repartir el tiempo de una forma adecuada

Ventajas de una correcta gestión del tiempo

Organizando el trabajo

Se hace más en las mismas horasOrganizando el trabajo, se puede aprovechar al máximo el tiempo, lo que aumenta el rendimiento y los resultados con las mismas horas o incluso con menos.

tareas en su plazo

Se completan las tareas en su plazoEsto es posible gracias a que se priorizan tareas y se dejan de lado otras menos importantes, eliminando al máximo las distracciones.

prioridades

Se establecen prioridadesIdentificando qué tipos de tareas hay y cuáles son importantes y urgentes, se pueden priorizar para determinar cuáles hacer antes y cuáles después.

evitan tareas improductivas

Se evitan tareas improductivasLas tareas improductivas pueden eliminarse definitivamente, delegarse en otras personas o dejarse para otro momento.

lograr metas

Se logran objetivosEs la mejor manera de lograr metas y objetivos con eficacia. Solo hay que determinar cuáles son y planificarse para alcanzarlos.

satisfacción laboral

Mejora la satisfacción laboralLos trabajadores se encuentran más a gusto en su puesto de trabajo cuando saben que están rindiendo al máximo y se sienten valorados.


Cómo puedes mejorar la gestión de tu tiempo

Fíjate prioridades y metas

El primer paso es establecer prioridades y metas en el trabajo. Por ello, es necesario que aprendas a marcar tus objetivos laborales o metas y priorizar las tareas diarias en función de las metas.

establecer prioridades y metas en el trabajo

Una vez establecidos los objetivos y metas, es igualmente importante que diferencies y priorices los distintos tipos de tareas:

Tareas urgentes

Tareas urgentes: Son las que requieren acción inmediata; si no, podrían conllevar consecuencias negativas.

Tareas importantes

Tareas importantes: Conviene finalizarlas lo antes posible, porque son vitales, pero hacerlas no siempre es urgente.

Priorizar las tareas es clave y para ello, el análisis ABC o el método POSEC o Eisenhower pueden ser tus grandes aliados.

Análisis ABC para priorizar tareas

Tareas importantes y urgentes

Son críticas y deben llevarse a cabo de inmediato.

Tareas importantes y no urgentes

Son igual de importantes que las anteriores, pero no tan urgentes. Son las siguientes para realizar, ya que si las pospones mucho se pueden convertir en urgentes.

Tareas ni importantes ni urgentes

Se pueden posponer sin grandes consecuencias.

Método POSEC

Basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades, es un método mediante el cual puedes priorizar las tareas organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo.

Priorizar el tiempo y definir las tareas por objetivos.

Organizar las tareas pendientes de manera regular para tener éxito.

Streamline o racionalizar las tareas que hay que hacer pero no gustan.

Economizar lo que se tiene que hacer o se quiere hacer, pero no es urgente.

Contribuir en las pequeñas cosas que pueden marcar la diferencia.

PRIORIZAR ORGANIZAR STREAMLINE ECONOMIZAR CONTRIBUIR

Método Eisenhower

Se basa en una cita de Dwight D. Eisenhower: “Tengo dos tipos de problemas, el urgente y el importante. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”. En el día a día puedes organizar las tareas según este método distribuyéndolas en una matriz que dice así:

Importante/urgente. Se hace de forma inmediata y personal. Fechas límite, problemas, crisis y demás. ¡Hazlo ya!

Importante/no urgente. Se hace marcando una fecha de finalización. Planificación, relaciones, etc.

No importante/urgente delegado. Reuniones, actividades, interrupciones. Delega en otras personas.

Sin importancia. Actividades de poco interés, trivialidades, pérdidas de tiempo. Elimina o pospón estas tareas.

Urgente No urgente importante Hacer Decidir no importante Delegar Eliminar

Principales métodos de gestión del tiempo

Una vez establecidos los objetivos e identificados los tipos de tareas, puedes recurrir a diferentes métodos interesantes que permiten una mejor gestión del tiempo basándose en unos principios determinados.

Pareto

Se basa en concentrar el 80 % de tu tiempo y energía en el 20 % del trabajo verdaderamente importante.

Haz una lista de tareas, y de cada diez deberás escoger dos para invertir en ellas tus energías y tiempo.

20%

Esfuerzo

80%

Esfuerzo

80%

Resultado

20%

Resultado

Método Pomodoro

Este método de gestión de tiempo recurre al reloj para dividir el tiempo que se destina a un trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por pausas.

Permite calcular los tiempos, concentrarse mejor, cumplir los horarios y rendir más basándose en los pomodoros.

Método Pomodoro Escoja la tarea Marque con una x cada vez que termine un ciclo y al finalizar todos, tome un descanso de 15 a 30 minutos. Descanse 5 minutos Marque25 minutos y ejecute la tarea 4Xciclos

Lean Thinking

Esta metodología busca crear valor con procesos más eficientes, reduciendo aquello que no es fundamental ni necesario.

Hay que tener en cuenta que en algunos casos el tiempo que se dedica a actividades que no se necesitan puede consumir el 90% del trabajo que se ha realizado.

Un ejemplo de empresa que aplicó eficazmente este método fue Toyota, que en 2009 logró ser la mayor compañía de automóviles en volumen de ventas, gracias a que descubrió cuál era el valor para los clientes mapeando el flujo de producción, eliminando procesos que no generan valor e implementando el flujo continuo.

Lean Thinking IDEAS PRODUCT O DA T OS APRENDER CREAR MEDIR Reduceel tiempo total a través del bucle

Método Dominó

Este método afirma que hay acciones en las que se invierte una vez y que producen beneficio a lo largo del tiempo en diferentes canales.

Por ejemplo, elaborar una plantilla de estilo, presentaciones corporativas o una agenda de tareas es algo en lo que se requiere un esfuerzo una vez, pero una vez terminado sigue aportando utilidad en nuestro día a día y ayuda a ahorrar mucho tiempo.

Método Dominó RESUL T ADOS FINALES PEQUEÑOS AV ANCES

Método GTD

Fundamentada en principios sencillos que consisten en recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Se basa en recopilar las tareas y los objetivos para gestionarlos de manera que se puedan llevar a cabo en el momento exacto sin tensiones, de una forma sencilla y positiva.

Recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer

Tablero Kanban

Es una forma muy fácil de estructurar cómo progresan tus tareas.

Tienes que crear columnas que representen las diversas etapas del proyecto, y poner en ellas las diversas tareas que vas a llevar a cabo. Mueve las actividades en las columnas para ver su avance.

Hay herramientas que pueden hacerte esto más sencillo, como Trello o tableros físicos.

POR HACER
EN CURSO
TERMINADAS

Identifica los ladrones de tiempo

Saber detectar y evitar los llamados ladrones de tiempo juega un papel vital en el éxito de nuestra gestión del tiempo y consecución de objetivos y metas.

Los ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son factores que hacen que perdamos tiempo en nuestro trabajo que podría ser utilizado para cosas más importantes. Es necesario saber identificarlos para poder actuar contra ellos.

Ladrones de tiempo

Principales ladrones de tiempo

Actitud

La propia actitud o forma de comportarse. No saber qué hacer en cada momento, ser impuntuales, distraerse fácilmente, no respetar lo marcado en el horario, etc.

Correos diarios

Los correos y los emails diarios. Destina una parte del día a estas funciones para evitar distraerte en ellas. En caso de que estas sean tus funciones principales, prioriza las llamadas telefónicas y destina momentos frecuentes al día a consultar el email.

Comunicación

Mala comunicación. Garantizar una buena redacción y comunicación desde el primer momento es vital, ya que puedes cometer errores y tener que repetir la redacción de documentos o presentaciones. Por ahorrar tiempo, acabarás consumiendo más tiempo y recursos.

Concentración

Falta de concentración. A veces, el principal enemigo en el trabajo es la propia concentración. Si no alcanzas el máximo de concentración, acabarás perdiendo el tiempo en tareas que no son relevantes o sin terminar algo importante. Aprovecha estos momentos de baja concentración para realizar tareas que no la requieran.

Procrastinación

La procrastinación. Esta tendencia a retrasar las tareas se produce más a menudo de lo que parece, y nos hace posponer las que nos resultan aburridas o rutinarias. No dejes tareas para más tarde si puedes hacerlas ya; combate tu procrastinación.

No saber decir que no

No saber decir que no. Si no sabes decir que no, acabarás asumiendo más tareas de las que puedes llevar a cabo. Esto hará que no cumplas el plazo o no las hagas como corresponde y des mala imagen. Tienes que aprender a ser más asertivo y a decir que no.

No saber delegar

No saber delegar. Aprender a delegar ciertas funciones que no te corresponden, o no son tan prioritarias, para poder dedicarte a lo que realmente importa es crucial. Has de contar con una persona de confianza y atreverte a delegar; al principio puedes probar a hacerlo poco a poco.


Descubre las últimas técnicas para la gestión de proyectos

Día a día, se va innovando y mejorando las técnicas para conseguir una eficiencia total en el puesto de trabajo.

De todas estas, el proceso Agile está a la cabeza en la mejora de la gestión del tiempo, gracias a la aplicación de sus cuatro pilares y a sus ventajas, como son la adaptabilidad, la eficacia o la minimización de errores.

gestión de proyectos

El futuro de la gestión Agile

La metodología Agile es una de las más innovadoras para desarrollar proyectos más efectivos.

Su objetivo es corregir malas prácticas en la gestión de proyectos; por este motivo, ahora es un modelo estándar en las organizaciones internacionales.

Para ello, se trocea cada proyecto en pequeñas partes que se han de completar y entregar en poco tiempo: una o dos semanas. De este modo, si hay que hacer cualquier modificación se introducen los cambios rápidamente y se continúa.

Gestión Agile

Los 4 pilares de la gestión Agile son:

Organizando el trabajo

Colaborar con los clientes/compañeros y mantener una relación cercana con ellos.

tareas en su plazo

Valorar a los individuos y las relaciones sociales. Son más importantes que las herramientas y los procesos.

prioridades

Es mejor que veas una muestra del producto funcionando, una demostración, que mucha información que pueda ser relevante pero sin ver en qué consiste en realidad el producto. Si puedes hacer un prototipo, es mejor que un dosier de mil páginas.

evitan tareas improductivas

Responder rápidamente ante imprevistos o posibles cambios; el plan establecido es solo una orientación.

Algunos de los métodos Agile son:

Kanban. Ya mencionado anteriormente como aquel en que se crea un cuadro o diagrama donde se colocan diferentes columnas de tareas.

Scrum. En él se asegura que todos los procesos son caóticos y hay que gestionar este caos antes que eliminarlo. El proceso está dividido en fases y busca cumplir los objetivos marcados en cada momento.

Extreme Programming XP. Lo principal son las relaciones entre los miembros del equipo de trabajo, y entre ellos y los clientes. El cliente decide objetivos, el equipo divide en pequeñas acciones el trabajo y les asigna un tiempo, el cliente decide qué hacer antes y el equipo trabaja en ello.

Agile Inception. Definir y redefinir los objetivos generales de la empresa. Se prepara a las personas implicadas antes de cada proyecto.

Métodos Agile

Las principales ventajas de la metodología Agile son:

Adaptabilidad

Adaptabilidad a cada momento, circunstancias y cambios, con la posibilidad de hacer reajustes en el tiempo establecido.

Minimización de los errores

Minimización de los errores, al poder detectarlos más rápidamente.

Mayor eficacia

Mayor eficacia, al poder dar respuestas adaptadas a las necesidades reales en menores plazos.

Coordinación

Coordinación, ya que se requiere una comunicación directa y constante entre todos los implicados.

Mayor satisfacción laboral

Mayor satisfacción laboral, ya que el personal cuenta y se siente más valorado y comprometido.

Mejora la creatividad

Mejora la creatividad, al estar constantemente realizando nuevas funciones y buscando ideas y soluciones funcionales.

Conclusión

Si sabemos gestionar correctamente nuestro tiempo, podemos ahorrar una gran cantidad de horas. Esto podría permitirnos trabajar menos horas cada día obteniendo un máximo rendimiento.

La clave es saber cuál es el método de gestión de tiempo más adecuado a tus necesidades y circunstancias, ya que una vez que lo logres aprovecharás al máximo cada una de tus horas de trabajo.

Esto es especialmente importante en tus funciones, ya que si consigues aprovechar mejor tu tiempo con una correcta gestión, ahorrarás tiempo al resto del equipo, tanto a aquellos que están por encima como por debajo en la jerarquía laboral.

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