11 consejos para elaborar una lista de tareas efectiva
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11 consejos para elaborar una lista de tareas efectiva

Vivimos una realidad acelerada que a veces nos hace tener la sensación de que no podemos llegar a todo. Realizar una lista de tareas es una forma poderosa de mejorar nuestra gestión del tiempo, ya que nos ayuda a organizar nuestro día y priorizar las actividades.

No obstante, lo principal de una lista de este tipo es que al final del día puedas tachar el máximo número de elementos como completados. Para asegurarte de que es así, ten en cuenta estos once consejos a la hora de confeccionarla:

  • 1. Escoge un formato que te resulte cómodo

    Si ya no tienes costumbre de escribir a mano, hay muchas apps que pueden ayudarte, además de que te permitirán acceder a tu lista en cualquier momento y lugar. Algunos ejemplos son: Do!, TickTick o Trello.

  • 2. Pon en los primeros puestos de la lista dos objetivos importantes que necesites cumplir hoy

    Así te aseguras de que no vas a perder el tiempo en tareas intrascendentes o falsamente productivas, y al final del día al menos tendrás con seguridad una buena parte de trabajo hecho.

  • 3. Empieza con cosas fáciles

    Antes de esos objetivos importantes, incluye algunas tareas sencillas para empezar tu jornada diaria; incluso la actividad más tonta, como vaciar la papelera y ordenar unas carpetas, nos puede ayudar a comenzar el día con una sensación de productividad.

  • 4. Divide las tareas

    Un clásico de los métodos de organización es dividir los proyectos más complejos en pequeñas tareas con hitos y metas a corto plazo que nos permitan sentir el progreso y nos motiven a seguir adelante.

  • 5. Mantén el enfoque

    Recuerda que las tareas de tu lista tienen que compartir tres características: incluyen actividad real, se pueden completar en una hora o menos, y solo tú las puedes llevar a cabo. Si tienes entre manos proyectos más complicados, que pueden llevar más tiempo o involucrar a otras personas, reformúlalos en las tareas concretas que puedes hacer hoy mismo.

  • 6. Incluye toda la información posible

    De esta manera, cuando repases la lista no habrá excusa para no cumplirla. Por ejemplo, si la tarea es realizar una llamada, apunta al lado el número de teléfono de la persona con la que debes contactar.

  • 7. Repasa la lista y asigna tiempos para cada tarea

    Si te sirve de ayuda para motivarte, puedes incluso convertir la lista en un esquema con horas y los lugares donde debes estar.

  • 8. Planifica la planificación

    Una de las cosas más complicadas es precisamente preparar la lista todos los días. Así que escoge una hora al día en la que puedas organizar tus tareas, ya sea a primera hora antes de que nadie empiece a trabajar, o a última antes de cerrar la jornada.

  • 9. Haz el seguimiento de las tareas hechas

    Igual que planear lo que debes hacer, es muy recomendable repasar lo que ya has hecho. Tacha a diario todos los objetivos cumplidos y añade todas las tareas que hayas completado, por sencillas que sean.

  • 10. Prepara una lista nueva todos los días

    No dejes que las mismas tareas se atasquen de un día para otro. Esto también es otra manera de asegurarnos de que estamos haciendo cosas realmente productivas cada día, y no simplemente preparando una bonita lista de deseos.

  • 11. Sé flexible

    Deja siempre un pequeño colchón de quince minutos entre tareas por si acaso surge un imprevisto, y no te obsesiones por seguir el plan a rajatabla todos los días, ya que tener las tareas identificadas y organizadas también te ayudará a improvisar mejor cuando sea necesario.

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La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
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