Los principales métodos de gestión del tiempo

La matriz Eisenhower

Dwight Eisenhower fue general del ejército norteamericano durante la Segunda Guerra Mundial y presidente de los Estados Unidos de 1953 a 1961. Durante su mandato, puso en marcha programas que llevaron al desarrollo del Sistema Interestatal de Autopistas, el lanzamiento de internet o la exploración del espacio (NASA). Tenía una gran habilidad para gestionar su tiempo y sostener su productividad lo largo de semanas, meses e incluso años. Su método de gestión del tiempo más célebre se conoce como la Caja o Matriz de Eisenhower y funciona como indicamos a continuación.

En primer lugar, hay que separar las tareas en cuatro cuadrantes:

• 1. Urgente e importante: Incluye aquellas tareas que hay que realizar de inmediato.
• 2. Importante, pero no urgente: Son tareas que puedes programar para hacer más adelante.
• 3. Urgente, pero no importante: Tareas que puedes delegar en otra persona.
• 4. Ni urgente ni importante: Tareas que puedes descartar o eliminar.

Eisenhower decía: “Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”. Por lo tanto, es clave diferenciar entre urgente e importante. Contestar a una llamada de un cliente o del jefe puede ser urgente, pero revisar los mails de los proveedores será importante pero menos urgente y puedes dejarlo para más adelante. Es recomendable limitar el número de tareas de cada tipo a un máximo de ocho por cuadrante para asegurar que tengas un plan realista de gestión del tiempo.

La ventaja del método Eisenhower radica también en la posibilidad de clasificar de una forma muy clara y visual la urgencia y la importancia de cada tarea en la famosa caja de cuatro cuadrantes. Permite identificar las acciones que es necesario realizar y también aquellas que se pueden eliminar, con el fin de gestionar mejor el tiempo y ser más productivos. Puedes elaborar el cuadrante a mano o en tu ordenador o descargarte la app Eisenhower en el móvil.

El método POSEC

El método POSEC de gestión del tiempo es un método popular basado en la teoría de Abraham Maslow sobre la jerarquía de las necesidades. Implica priorizar las tareas organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo.

• Priorizar: Significa poner lo primero en primer lugar. Esto es lo más importante. Se trata de cómo utilizar tu tiempo para hacer tus tareas en relación con tus objetivos y con tu vida.
• Organizar: Una vez que has priorizado las tareas, debes organizarte para llevarlas a cabo y conseguir de esta manera tus objetivos con éxito. En el ámbito personal, aquí se incluiría todo lo relacionado con la familia y las finanzas.
• Streamlining o racionalización: La tercera parte del método trata de las cosas que no te gusta hacer, pero que debes hacer de todos modos. Está relacionado con el trabajo principalmente.
• Economizar: Hace referencia a las cosas que se deben hacer o que se pueden disfrutar y que no son urgentes. Esto incluye actividades como pasatiempos y actividades de socialización y ocio. En el ámbito laboral, puede hacer referencia a tareas entretenidas y que nos gusten, como puede ser la realización de informes, que es algo importante pero no urgente.
• Contribuir: Tiene que ver con las obligaciones sociales, lo que le devuelves al mundo. Esto implica prestar atención a aquellas cosas que marcan la diferencia.

El método POSEC de gestión del tiempo constituye una manera de dividir los objetivos principales en tareas más pequeñas y en objetivos menores. Se creó con el propósito de contribuir a la eficiencia personal de cada uno y a una mayor eficacia de los equipos de trabajo. Ayuda a conciliar la gestión del tiempo de las tareas laborales con las actividades personales, familiares y sociales.

El método Dominó

La física demuestra que una ficha de dominó puede derribar otra que es un 50% más grande. Esto demuestra el efecto exponencial que puede tener algo pequeño y es posible aplicarlo a los pequeños hábitos que pueden conducir a grandes resultados. Cuando se trata de administrar el tiempo, piensa en tus tareas como si fueran las fichas del dominó y verás que los pequeños avances positivos pueden llegar a convertirse en grandes logros.

La pregunta clave

¿Cuál es la única cosa que puedo hacer para que, una vez terminada, todo lo demás sea más fácil o innecesario? Puedes responder a esta pregunta cada día, semana, mes o trimestre. Puedes aplicar esta pregunta a cada uno de tus objetivos o tareas. Entonces, averigua cuál es tu primera ficha de dominó (tarea) y llévala a cabo, de modo que todo lo demás será más fácil.

La productividad es solo la punta del iceberg

La productividad es exactamente lo que ves en la superficie. Debajo de ella, existen las prioridades y, aún a mayor profundidad, el propósito. Hay que empezar estableciendo tu propósito. A partir de ahí, es preciso seguir determinando las prioridades para cada día, semana o trimestre. Si identificas tu propósito y prioridades, verás como tu productividad aumentará de forma exponencial.