INTRODUCCIÓN
Vivimos en una sociedad claramente en transición a lo digital. Internet, la conectividad y la tecnología móvil son algunos de los principales pilares de una revolución tecnológica que está cambiando nuestra forma de vivir. El mundo empresarial no es una excepción: hoy en día, un 75% de las empresas españolas está en una fase avanzada de sus planes de transformación hacia lo digital1.
Uno de los principales afectados por la transformación digital es el departamento de recursos humanos, ya que la aplicación de las novedades tecnológicas en RRHH. tiene impacto en:
Transformación de la empresa y su cultura. Aunque la mayoría de las empresas españolas están abiertas al empleo de las herramientas digitales, la realidad es que solo el 20% tiene un plan definido². Es clave que la aplicación de estas tecnologías venga acompañada de un cambio de la cultura corporativa acorde a los nuevos tiempos. En este sentido, los RRHH. tienen un papel fundamental porque ejercen un efecto palanca que consolida la transformación digital en la empresa.
Nuevas herramientas digitales. La digitalización implica el desarrollo de numerosas aplicaciones y herramientas tecnológicas destinadas a agilizar las labores de RRHH. de tal manera que han transformado la organización y la forma de trabajar
LAS HERRAMIENTAS DIGITALES EN LOS RECURSOS HUMANOS
Hoy en día, los responsables de RR. HH. conciben la tecnología como una prioridad para cambiar la cultura corporativa tradicional a una más eficiente.
A continuación, analizaremos las principales tendencias en el uso de herramientas digitales para recursos humanos:
a) BIG DATA
El big data es un concepto que surge como consecuencia del almacenamiento digital masivo de datos, los cuales se analizan de manera inteligente para extraer conocimiento que puede resultar valioso para nuestra empresa. El impacto del big data se extiende también al departamento de recursos humanos, donde se usa este tipo de análisis para:
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Obtener una visión de la plantilla actual basada en hechos. Toda la información sobre el rendimiento y el trabajo del personal puede interpretarse a través del big data para, después, extraer información acerca de los picos de rendimiento, así como de los fenómenos que puedan alterar su desempeño.
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Anticiparse a tendencias emergentes y evitar los potenciales riesgos. Esta tecnología es capaz de encontrar patrones para anticiparse a posibles problemas. Así, por ejemplo, puede optimizar de manera realista el salario y los beneficios de los empleados, ajustándolos a su rol en la empresa, para evitar la fuga de talento y la posterior rotación de personal.
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Ayudar en la selección de talento y potenciales empleados. El big data puede detectar qué candidatos encajan mejor en un puesto de trabajo, comparando sus perfiles con el de otros empleados u otros candidatos que hayan sido exitosos en un determinado proceso de selección.
b) APLICACIONES MÓVILES
Hoy en día, hay una tendencia creciente por parte de las empresas de adaptar sus sistemas de RRHH a las aplicaciones móviles para facilitar y digitalizar al máximo el viaje del empleado.
Así, tanto empleados como administradores podrán consultar información y cursar solicitudes relacionadas con la gestión del personal en cualquier momento desde cualquier dispositivo.
Aquellos departamentos de RRHH. que utilicen aplicaciones móviles podrán:
Acercarse al empleado a través de un formato que para este es sencillo, familiar y atractivo. Contar con una aplicación global interna para el empleado simplifica mucho su viaje. Las aplicaciones pueden gestionar vacaciones, impartir formación o actuar como vía de comunicación entre RRHH y el empleado.
Optimizar las funciones básicas de recursos humanos ganando en atractivo y en gestión de tiempo. Por ejemplo, hay aplicaciones destinadas al seguimiento del personal y otras a organizar los turnos de trabajo.
c) DIGITAL EMPLOYER BRANDING
El employer branding es una conocida estrategia que, combinando conceptos de marketing con los recursos humanos, busca generar una imagen que muestre a nuestra empresa como un ambiente idóneo de trabajo para conseguir retener y atraer el talento.
En el siglo XXI este concepto está empezando a digitalizarse gracias al uso de nuevas herramientas. De esta manera, el digital employer branding es una estrategia que funciona principalmente a través de:
Las redes sociales, destinadas a ser tanto un espacio de comunicación para nuestros empleados como una ventana que muestre al mundo el buen ambiente que hay en nuestra empresa.
La página web, un espacio para sorprender y enamorar al potencial candidato.
Ambas plataformas pueden ayudar a:
Difundir y mejorar la imagen de nuestra empresa. Redes como Facebook, YouTube o Instagram contribuyen a difundir la marca de la empresa y a potenciar su imagen al permitir la publicación de sus medidas o actividades empresariales. Todo ello supondrá todo un incentivo extra para los potenciales empleados.
Ayudar a la captación de talento. Es muy popular el uso de redes sociales como LinkedIn o InfoJobs para captar y consultar perfiles de candidatos. De hecho, seis de cada diez empresas reconocen utilizar las redes sociales en sus procesos de selección³.
d) TECNOLOGÍAS EN LA NUBE
La tecnología en la nube se ha convertido en una herramienta fundamental en el ámbito de los recursos humanos, ya que nos permite almacenar de manera ordenada toda la información (desde documentos hasta información relevante) en un espacio virtual. De esta manera, ahora un empleado puede consultar y revisar la información que desee en todo momento en un espacio tan accesible como seguro.
Almacenando la información en la nube, el departamento de recursos humanos obtendrá numerosos beneficios:
Seguridad ante inconvenientes. Los archivos almacenamos los en la nube ganarán en seguridad ante cualquier variable crítica para su continuidad, como averías en los discos duros, fallas de energía o errores humanos.
Colaboración. Los sistemas basados en la nube permiten a los empleados en diferentes ubicaciones trabajar juntos sin esfuerzo y proporcionar una mayor transparencia de los datos.
Flexibilidad. Los equipos de RRHH que utilizan sistemas basados en la nube pueden ofrecer a los miembros del personal una mayor flexibilidad para trabajar desde casa o registrarse durante las vacaciones o los días festivos cuando sea necesario.
Tecnología siempre actualizada. Los departamentos de recursos humanos suelen recibir actualizaciones automáticas de software y sistemas, por lo que habitualmente cuentan con la tecnología más actualizada.
e) GAMIFICACIÓN
De entre todas las herramientas digitales para promover la motivación en la plantilla, la gamificación es una de las más efectivas. La gamificación consiste en aplicar un conjunto de técnicas y conceptos del juego en diversas actividades de la empresa.
El empleo de los juegos en el ámbito laboral, lejos de suponer una pérdida de tiempo y de concentración a la plantilla, supone una serie de ventajas más que interesante para cualquier empresa:
Formar al personal. Estas aplicaciones son, en realidad, cursos formativos digitalesen forma de videojuego, con retos y niveles que se han de superar. Además, un dato interesante es que muchas de estas aplicaciones cuentan con desafíos de grupo con recompensas para fomentar su motivación.
Fomentar el trabajo en equipo. Los juegos promueven la disciplina y el trabajo en equipo porque, por lo general, requieren que los empleados hagan un trabajo colaborativo si quieren alcanzar la victoria.
Seleccionar a los candidatos. Una nueva tendencia consiste en utilizar la gamificación como parte del proceso de selección. Hablamos de una forma novedosa de conocer al candidato. Así, a través de juegos de simulación, el candidato nos mostrará su experiencia, carácter y habilidad para las gestiones.
Fomentar la motivación y el compromiso. Por otro lado, la gamificación hace que los empleados se encuentren más cómodos y perciban su puesto como un espacio más interesante para trabajar. De paso, el empleado se sentirá más identificado con su compañía, aumentando su compromiso con ella.
f ) SMART WORKING
La flexibilidad laboral es otra de las tendencias que más se han extendido en los últimos años. Trabajar desde casa o a distancia es una condición cada vez más demandada por los empleados actuales. Sin embargo, últimamente se le ha dado una vuelta al concepto del teletrabajo con el surgimiento del smart working.
Hablamos de una nueva estrategia que se basa en el empoderamiento del empleado. De esta manera:
Se fomenta la conciliación. El empleado se sentirá más motivado porque es él quien decide cómo trabajar, pudiendo adaptar su empleo a sus necesidades personales para poder conseguir una buena conciliación.
Se favorece la motivación. Al empoderar al empleado, este trabajará más motivado, ya que ganará en voz y también en responsabilidad.
Se consigue una máxima flexibilidad. Adaptando el horario y el espacio de trabajo a las necesidades del trabajador, hacemos que el concepto de oficina como espacio físico ya no sea imprescindible.
Para implementar esta iniciativa, es fundamental:
- Usar herramientas digitales como Paymo o Hubstaff, softwares que emiten informes sobre la gestión del tiempo de la plantilla.
- Tener una mayor conectividad y asegurar las conexiones de la empresa para que los empleados puedan practicar el smart working.
El impacto de la tecnología en los recursos humanos
El uso de las herramientas digitales produce un impacto positivo en RRHH a todos los niveles, porque:
Mejoran la imagen de la empresa. Usar las últimas tendencias tecnológicas significa apostar por la innovación y la modernidad, valores de los que se impregnan las empresas que se actualizan digitalmente. Además, la presencia en las redes sociales supondrá todo un amplificador de la imagen de la compañía.
Ayudan a atraer y retener el talento. El uso de la tecnología genera, pues, una imagen positiva de la empresa al significar un intangible que ayudará a los potenciales candidatos a decantarse por nuestra compañía. Además, herramientas como la gamificación también son un incentivo para generar buen ambiente y satisfacción en el trabajo, cuestiones que favorecen la retención de talento.
Fomentan la motivación y la productividad. Algunas de las tendencias anteriormente comentadas fomentan la motivación, y esto también causa un impacto en la productividad. Es un hecho probado que un empleado motivado será hasta un 31% más productivo que aquel que no lo esté4.
Evitan riesgos. Por una parte, como hemos comentado, la tecnología en la nube ayuda a que la información importante quede en un espacio totalmente seguro, a prueba de cualquier inconveniente que pueda eliminar estos archivos. Por otra parte, el big data nos ofrece datos objetivos que nos ayudan a tomar buenas decisiones minimizando los riesgos.
Más flexibilidad. Las herramientas digitales también favorecen la flexibilidad laboral, ya que con el smart working existen numerosos recursos de supervisión del trabajo efectuado a distancia.
Favorecen la gestión de tiempo. La tecnología ayuda en la organización y gestión del tiempo. Por ejemplo, las aplicaciones móviles de RR. HH. centralizan toda la información y las tareas en el móvil. Con la tecnología en la nube, además, tendremos toda la información a nuestro alcance de manera ordenada, lo que simplifica la búsqueda de documentos.
El futuro de la tecnología para RRHH.
Las herramientas digitales aplicadas al departamento de recursos humanos son una tendencia al alza, y más aún teniendo en cuenta sus numerosas ventajas. Como la tecnología está en constante avance, podemos atrevernos a divisar algunas tendencias que se populizarán a medio plazo:
Inteligencia artificial. Desde hace años la inteligencia artificial está dejando de ser un concepto de ciencia ficción para pasar a ser poco a poco una opción más en el ámbito de los recursos humanos. Actualmente, se está trabajando para mejorar la experiencia del empleado a través de asesoramiento con IA. La inteligencia artificial puede ayudarnos en el proceso de reclutamiento y retención de talento a través de chatbots o chats automáticos que interactúan con el candidato o mantienen informada a nuestra plantilla.
Tecnología vestible. La tecnología vestible o wereable consiste en una serie de dispositivos inteligentes que llevan los empleados, como pulseras inteligentes o smart watches, y que emiten una gran cantidad de información acerca del trabajo. Así, estos dispositivos transmiten una serie de datos sobre el rendimiento, que se pueden analizar con el fin de optimizar los tiempos de trabajo y la productividad de cada empleado. Grandes empresas como Google o Apple ya han introducido la tecnología vestible en sus oficinas.
Realidad virtual y realidad aumentada. Estas tecnologías, que están dando sus primeros pasos, ya están transformando el mundo empresarial. Por ejemplo, ya hay compañías que usan tanto RV como RA en los procesos de selección de personal a través de simulaciones. Hablamos de una tendencia que será clave para ofrecer cursos de formación, ya que lo hará de una manera mucho más atractiva que compartiendo un PDF.
Ejemplos de departamentos de RRHH que ya cuentan con nuevas tecnologías
Cada vez es mayor en el mundo empresarial la utilización de las nuevas tendencias digitales en la gestión de RR.HH. Para ilustrar las tecnologías anteriormente citadas, comentaremos las iniciativas innovadoras de algunas empresas españolas:
Correos
La gamificación ya ha llegado a Correos. Esta compañía propuso un juego a sus empleados que consistía en revisar los errores de las más de 160.000 páginas de su sitio web, estableciendo un sistema de puntos que posteriormente podían canjear por 700 regalos. Así, Correos recibió más de 50.000 propuestas y consiguió un ahorro del 70%.
VIPS
En cuanto al employer branding, el grupo VIPS se ha adaptado a la era digital completamente al concebir que la base del talento está en la red. Es necesario atraerlo con nuevos medios digitales como la web o las redes sociales, donde consiguen personalizar al máximo cada oferta según los intereses del candidato
En conclusión
La tecnología en los recursos humanos hoy en día tiene un impacto en la manera de contratar empleados, almacenar archivos y analizar el rendimiento del empleado de manera más eficiente. Además, las herramientas tecnológicas benefician a la empresa en otros aspectos como la motivación, la productividad, la imagen, etc.
Los responsables de recursos humanos tienen que ver las nuevas herramientas tecnológicas como una oportunidad, ya que generan un valor real en nuestra empresa al favorecer una mayor integración y flexibilidad.
Las herramientas digitales son una tendencia que acaba de empezar, y su presencia aumentará progresivamente en los próximos años. Aquella empresa que apueste por la tecnología también lo hará por su futuro, y esto significará contar con una ventaja estratégica al llevar la iniciativa en los tiempos de la digitalización.
Enlaces de interés
- 1Según el Tercer Estudio en España sobre Transformación Digital en RR.HH,elaborado por Íncipy e Inesdi.
- 2Ibíd.
- 3Según el informe, El impacto de las redes sociales en los procesos de selección: visión de las empresas, elaborado por TNS para InfoJobs.
- 4Según investigaciones de la consultora Towers Watson Últimas tendencias en beneficios sociales.
