Tabla de contenido (10 minutos de lectura)
- ¿Qué es la multitarea o multitasking?
- ¿Qué características tiene una persona multitask?
- ¿Es positivo el multitasking?: Ventajas e inconvenientes
- Cómo llegar a tiempo a todas las tareas: métodos para organizar un día multitarea
- Válvulas de escape al multitasking
- El futuro del multitasking en las empresas
¿Qué es la multitarea o multitasking?
El origen de palabra multitask viene del campo tecnológico y hace referencia a aquellos dispositivos que son capaces de realizar múltiples tareas al mismo tiempo. El concepto se ha trasladado al ámbito de las personas y, en esencia, describe la capacidad humana de hacer varias cosas simultáneamente.
Hoy en día, muchas empresas desean contar con empleados multitarea, tendencia que puede ser aprovechada por aquellas personas que cuenten con habilidades relacionadas con el multitasking y que sean capaces de realizar diferentes actividades de forma simultánea, con agilidad y eficiencia. Pero, por otro lado, diferentes especialistas empiezan a admitir que es poco eficaz ejecutar dos tareas de forma simultánea a la vez cuando estas requieren de cierta concentración para llevarlas a cabo de forma eficaz.
Curiosamente, las personas más acostumbradas al multitasking son las menos indicadas para llevar a cabo trabajos multitarea.
Estas personas suelen ser impetuosas y tienen mucha autoconfianza, pero les es difícil escoger la información realmente importante, resultándoles difícil mantener la atención en algo concreto y, por lo tanto, no pudiendo realizar varias cosas a la vez de forma eficaz1. Y es que, precisamente es la atención y la concentración los puntos clave , según la mayoría de los estudios, cuando nos referimos a la multitarea.
Por ello, es necesario encontrar empleados con habilidades relacionadas con la organización, el orden, la priorización de tareas y la gestión del tiempo, que sean capaces de aprender los métodos adecuados para llevar a cabo la multitarea.
¿Qué características tiene una persona multitask?
La multitarea puede ayudar a las empresas y organizaciones a mejorar su eficacia y a aumentar de forma considerable la productividad de sus equipos siempre que se lleve a cabo de forma eficiente.
No todo el mundo posee las habilidades innatas necesarias para realizar lo que se conoce como multitasking pero existen diferentes técnicas que pueden ayudar a los empleados a entrenar sus cerebros con un conjunto de estrategias. Dichas técnicas, junto con una adecuada gestión del tiempo, facilitarán la realización de diferentes tareas a la vez, ayudando a ordenar, organizar y jerarquizar las tareas del día a día en una empresa.
¿Es positivo el multitasking?:
Ventajas e inconvenientes
En el entorno laboral el multitasking aporta sin duda múltiples ventajas pero es necesario a la vez encontrar un sano equilibrio entre la multitarea y el hecho de llevar a cabo las actividades del día a día en una organización de forma profesional y eficaz.
De la forma en la que se plantee el multitasking en la empresa dependerá el poder aprovecharlo al máximo y hacer que las ventajas primen sobre los inconvenientes.
Ventajas
Rapidez y eficiencia: Un empleado multitarea ahorra tiempo al ser más rápido a la hora de realizar su trabajo y tareas asignadas.
Mayor responsabilidad: Al tener la capacidad de llevar a cabo diferentes tareas a la vez, este tipo de empleados pueden asumir más responsabilidades en su puesto de trabajo.
Más productividad: Un empleado multitasking es más productivo al poder asumir más trabajo y realizar tareas de forma más rápida y eficiente.
Mejor adaptabilidad a los entornos VUCA: Un empleado multitasking presenta mayores habilidades para adaptarse y trabajar con facilidad en los entornos laborales actuales, caracterizados por la incertidumbre, la volatilidad y el cambio constante.
Desventajas
Secuenciación cerebral: El cerebro necesita tiempo entre una tarea y otra y ha de ordenar y secuenciar las actividades para realizarlas de forma eficaz. Por ejemplo, cuando al hablar por teléfono queremos, a la vez, enviar un email, el cerebro ordena la realización de las tareas, dando grados de concentración diferentes y secuenciales a cada una de ellas. Por ello, para ser eficientes es necesario dejar un tiempo mínimo entre una y otra.
Baja el rendimiento: Realizar diferentes tareas a la vez impide la concentración en una actividad determinada y acaba afectando al tiempo invertido en cada tarea y a la calidad de los resultados.
Aumento del estrés: Si un empleado no posee las habilidades propias de una personalidad multitarea, va a verse afectado por el estrés laboral y la ansiedad al sentirse sobrepasado y no ser capaz de realizar las actividades encomendadas.
Reducción de la memoria: Con los años, la capacidad multitarea puede afectar y disminuir la memoria² según demuestra una investigación realizada por científicos de la Universidad de California.
Cómo llegar a tiempo a todas las tareas: métodos para organizar un día multitarea
Una adecuada gestión del tiempo es el factor clave. Para ser eficaz, algunas recomendaciones serían:
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Aprovecha las horas de mayor rendimiento para llevar a cabo aquellas tareas más complejas o que requieran de mayor concentración.
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Trabaja en un entorno ordenado, limpio y organizado.
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Prioriza las tareas diferenciando en primer lugar las urgentes de las importantes.
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Identifica aquellas tareas que puedes delegar en otros miembros del equipo.
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Utiliza una agenda con una lista de tareas que puedas ir revisando y actualizando.
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Ten cuidado con los ladrones de tiempo como las redes sociales o el email, u otras distracciones que pueden impedir que acabes con éxito tu jornada multitarea.
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Evita la procrastinación, que consiste en dejar las tareas para más adelante.
Además, existen varios métodos que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo de forma eficaz. En primer lugar, es necesario establecer tus objetivos e identificar aquellas tareas que debes llevar a cabo y, una vez hecho esto, decidir cuál de estos métodos es el más adecuado para ti:
Método Pareto: Consiste en concentrar el 80% del tiempo y energía en el 20% de aquellas actividades que sean más prioritarias. Se realiza una lista de tareas importantes y se trata de escoger dos de cada diez.
Método Pomodoro: Este método recurre al reloj para dividir el tiempo que se destina a un trabajo en intervalos de 25 minutos separados por pausas. Permite calcular tiempos, concentrarse mejor, cumplir los horarios y rendir más.
Método Eisenhower: Consiste en distribuir tus tareas en una matriz, clasificándolas en función de su importancia y de su urgencia.
Método Dominó: Afirma que hay acciones en las que se invierte una vez y que producen beneficio a lo largo del tiempo en diferentes canales.
Lean Thinking: Esta metodología busca crear valor con procesos más eficientes, reduciendo aquello que no es fundamental ni necesario.
Método GTD: Esta metodología se basa en principios sencillos con los que recopilar, procesar, organizar, revisar y llevar a cabo tareas y objetivos para gestionarlos de manera que se puedan hacer todos en el momento oportuno sin tensiones, de una forma sencilla y positiva.
Tablero Kanban: Es una forma muy fácil de estructurar cómo progresan tus tareas a través de columnas que representen las diversas etapas del proyecto.
Válvulas de escape al multitasking
1. Gestionar múltiples tareas frente al multasking
Dado que a veces la multitarea no resulta ser tan efectiva como se esperaba, una solución posible consiste en gestionar distintas tareas, pero una detrás de otra, de forma consecutiva. Si puedes centrarte en una tarea cada vez, serás capaz de realizar una lista de tareas de forma ágil, eficaz y productiva.
Esta es la diferencia entre la gestión de múltiples tareas y la multitarea. La gestión de múltiples tareas nos permite gestionar con éxito múltiples actividades con el enfoque correcto.
2. Clasificar tareas
Consiste en agruparlas en tres grupos según el tiempo que necesitas para realizar cada una de ellas. Estos tres grupos son pequeño, mediano y grande:
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La lista pequeña contiene las tareas que te llevarán menos de 15 minutos en completar. Por ejemplo, responder a un correo electrónico, hacer una llamada, o resumir una reunión. Es sorprendente cuántas de estas pequeñas tareas pueden completarse cuando se llevan a cabo de forma ágil y sin distracciones ni pausas innecesarias.
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La lista mediana agrupará tareas que requieren cierto enfoque y concentración, pero que no son excesivamente complejas, como leer un documento o redactar un pequeño informe.
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La lista grande consta de tareas que requieren mucha concentración como, por ejemplo, redactar un documento complejo o analizar datos de la empresa. Es importante que puedas ir tachando de tu lista aquellas tareas pequeñas y medianas que has llevado a cabo en espacios cortos de tiempo para que enfocarte más en las tareas grandes, que suelen ser las más importantes.
El futuro del multitasking en las empresas
Inteligencia Artificial
Muchos expertos predicen un cambio masivo hacia la inteligencia artificial (IA) en el entorno laboral. Las máquinas no descansan y los ordenadores pueden realizar numerosos procesos simultáneamente, asignando recursos según sea necesario para lograr la máxima eficiencia.
En el marco de este trabajo automatizado, la multitarea se ha convertido en una habilidad imprescindible. Irónicamente, sin embargo, es la capacidad de hacer una sola tarea lo que nos distingue de las computadoras y, en última instancia, conservará un lugar para los humanos en el trabajo.
Single-tasking
La Universidad de Stanford concluyó en un estudio que somos mucho más productivos cuando nos enfocamos en una sola tarea cada vez. Los participantes del estudio que decían poder hacer malabares con múltiples tareas fueron los peores en la transición entre ellas y mostraron más problemas para organizar sus pensamientos y filtrar información irrelevante, dos factores que los retrasaron mucho.
Cambiar continuamente de tareas disminuye la atención y la memoria. Fallamos en el trabajo cuando nos quedamos sin memoria de trabajo. Otra forma de pensar en los límites de la memoria de trabajo es el residuo de atención. A medida que cambiamos entre tareas, nuestra atención no sigue de inmediato: un “residuo” nuestra atención permanece estancado pensando en la tarea original.
La manera de solucionar esto es centrarse en una sola tarea (trabajar en una tarea única y difícil durante mucho tiempo sin cambiar), minimizando así el impacto negativo de los residuos de atención de otras obligaciones.
Estado de flow
Lo contrario del multitasking podría ser, hoy en día, lo que los expertos denominan realizar una tarea entrando en un “estado de flow”.
Son momentos de máxima concentración en los que estás tan concentrado en el trabajo que,una vez transcurrido un tiempo sin interrupciones, te das cuenta de que has avanzado mucho y bien a la hora de acometer una tarea concreta. Son períodos de enfoque prolongado e ininterrumpido en una tarea de “trabajo profundo”.
Cuando tengas mucho trabajo por hacer, debes encontrar un proceso que te permita evitar la interrupción. Y siempre puedes combinar estos periodos de “trabajo profundo” con la realización de otras tareas que no requieren tanta concentración; es lo que los expertos denominan “trabajo superficial”
Conclusiones
El entorno laboral actual demanda perfiles de empleados capaces de llevar a cabo numerosas tareas simultáneas. Para conseguirlo de una forma eficaz y productiva,es necesario desarrollar habilidades y métodos relacionados con la concentración, la organización y la adecuada gestión del tiempo.
Por el contrario, algunos expertos alertan sobre las desventajas a largo plazo de la multitarea y abogan por un futuro en que los empleados sean capaces de gestionar las tareas una detrás de otra, con la máxima concentración y entrando en un estado de flow que les permita disfrutar del trabajo, ser más productivos y eficientes y, sobre todo, sentirse más motivados y felices en su empresa.
