La guía del Teletrabajo
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La guía del Teletrabajo

INTRODUCCIÓN


En los últimos años, el teletrabajo se está consolidando como uno de los modelos más atractivos para las empresas y trabajadores actuales. Descubre en qué consiste esta medida, por qué puede ser tan importante para tu empresa y cómo poder llevarlo a cabo con éxito.

Con la llegada de la nueva década, el año 2020 está significando para la sociedad un punto de inflexión histórico a varios niveles:

Quédate en casa

En primer lugar, hay que recalcar que nos hallamos en plena crisis del coronavirus. La llegada del COVID-19 ha supuesto todo un azote a nivel global, provocando no solo la saturación del sistema sanitario sino también un duro golpe a toda la población a nivel social y económico.

Debido a esta crisis, quedarse en casa se ha convertido en una responsabilidad social.

Ante esta situación, muchas empresas han adoptado el teletrabajo, como la única opción para mantener su actividad.

2020 y la revolución digital

Por suerte, nos encontramos en un contexto óptimo para poder implementar el teletrabajo.

Por un lado, desde años, se han ido consolidando herramientas digitales, como la tecnología móvil o las redes sociales, que han revolucionado nuestra forma de comunicarnos y de socializar.

Por otro lado, la digitalización también nos ha facilitado la llegada de otras tecnologías muy prácticas a nivel laboral como el almacenamiento en la nube o los softwares de gestión empresarial.

Todas estas tecnologías han provocado que, actualmente, hasta el 56% de los empleados trabaja en un puesto que se puede realizar de forma remota1.

Nuevos tiempos, nuevos desafíos

Además, el contexto de la digitalización ha generado también un cambio en el perfil del empleado.

Mientras el trabajador tradicional elegía empleo en base al salario ofrecido, el empleado de 2020 tiene especial fijación en otros factores extrasalariales como la conciliación.

Aunque conciliar nunca ha sido sencillo, hoy en día las tecnologías digitales han acercado mucho la vida personal a la profesional, lo que supone que cada vez sea más complicado encontrar un equilibrio:

Responder desde casa a tareas como responder e-mails o trabajar fuera de horario son cada vez más comunes y se reporta que afecta a un 46% de los empleados2.

La consolidación de la generación millennial y la generación Z como fuerza de trabajo, quienes comienzan a entrar al mercado laboral con la exigencia del uso de las herramientas digitales.


El teletrabajo


Más allá de la crisis del COVID-19, está claro que el contexto actual favorece la integración del teletrabajo en nuestras vidas. De hecho, el 80% de los trabajadores confiesa querer trabajar desde casa al menos ocasionalmente3.

Trabajar a distancia es tendencia en el mundo laboral desde hace años, ya que, en situaciones normales, soluciona el problema de la conciliación eliminando la línea divisoria entre ambas vidas.

Siguiendo este modelo, es el propio empleado quien administra al máximo su tiempo para poder realizar sus tareas profesionales sin descuidar sus responsabilidades personales.


¿Cómo implementar el teletrabajo con éxito?


Aunque el trabajo remoto sea un modelo cada vez mejor valorado, una mala implementación de teletrabajo puede traer efectos tan negativos para la empresa como:

Descenso de productividad. Muchos teletrabajadores trabajan más horas, pero ofreciendo peor rendimiento.

Problemas de comunicación y de falta de comunicación entre empleados-superiores.

Pérdida progresiva de cultura y de identidad corporativa.

¿Cómo establecer una política de teletrabajo?

Lo primero que hay que tener en cuenta es la política empresarial.

La política de empresa no solo dará transparencia a nuestra organización, también ayudará a los empleados a desempeñar su trabajo bajo un modelo eficiente, donde cada uno tiene en claro en todo momento qué es lo que se está haciendo y por qué se está haciendo.

Con ella, dejamos en claro qué tipo de modelo de teletrabajo deseamos. Una vez definido el modelo, tenemos que tener en cuenta los siguientes factores:

Tecnología y Ciberseguridad ¿Proporcionaremos a los teletrabajadores ordenadores, teléfonos o demás equipamiento? ¿Contamos con un sistema fiable de contraseñas para proteger los datos corporativos? ¿Necesitamos cifrado y rastreo GPS?

Comunicación ¿Cuáles son las herramientas de comunicación elegidas? ¿Deberán nuestros trabajadores fichar telemáticamente? ¿Cómo podemos hacer que tanto la empresa como el teletrabajador sean lo más accesible posible?

También, es conveniente escuchar a los empleados para poder adaptarnos a sus necesidades personales. Por otra parte, en un contexto menos marcado por el COVID-19, deberíamos tener en cuenta otros factores como la elegibilidad o la flexibilidad

Las herramientas digitales para trabajar a distancia

El siguiente punto para garantizar el éxito del teletrabajo tiene que ver con el uso de las nuevas tecnologías.

La digitalización, además de haber revolucionado nuestra forma de comunicarnos y de relacionarnos, ha cambiado nuestra forma de trabajar, facilitando la práctica de nuevos modelos laborales como el teletrabajo.

Saber elegir los recursos digitales adecuados es una de las claves que determina el éxito del teletrabajo. Destacamos las siguientes tecnologías:

  • Herramientas de comunicación
  • Tecnología en la nube
  • Herramientas para la gestión de trabajo y proyectos

Herramientas de comunicación:

La comunicación es uno de los factores más en riesgo cuando ponemos en marcha el teletrabajo. Perdiendo la comunicación, no solo perdemos el rumbo como equipo, también perdemos el buen ambiente y el trabajo en equipo.

Para evitarlo debemos contar con las herramientas que potencien:

La comunicación síncrona, instantánea. Aplicaciones de videoconferencia como Skype for Business, Discord, Slack o Zoom. Las redes sociales, también permiten a los empleados compartir fotos y experiencias con el resto del equipo y son una herramienta muy eficaz para fortalecer el employer branding de la empresa.

La comunicación asíncrona, por diferido, además de los tradicionales servicios de e-mails, existen plataformas que cuentan con herramientas de grabación como Loom

Tecnología en la nube:

Otro gran aliado para el trabajo remoto, ya que ayuda al equipo a coordinarse con archivos guardados en un espacio online completamente accesible en todo lugar y en todo momento.

Además, hablamos de una tecnología segura, que es inmune a problemas como averías o apagones que pueden afectar a los servidores de la oficina.

La tecnología en la nube es muy conocida, sobre todo por herramientas como Dropbox o Google Drive. A estas se suman otras herramientas como Mega, Box o Trello.

Tecnología especializada gestión de trabajo y proyectos:

Para evitar los posibles problemas de gestión de tiempo existen recursos y plataformas enfocados exclusivamente en la organización del trabajo. Con este tipo de herramientas marcamos los objetivos a cumplir y fijamos los tiempos, para que el teletrabajo sea lo más productivo posible.

De todas ellas destacamos:

  • Basecamp, una plataforma web que cuenta con herramientas de gestión de tareas, junto a funciones de almacenamiento en la nube.
  • Monday, ideal para la coordinación online de equipos de trabajos.
  • Asana, una plataforma sencilla con un sistema virtual de listas de tareas por hacer.

Cómo ayudar a tus empleados a teletrabajar de forma eficiente

Aunque ahora contemos con mejores herramientas que nunca para teletrabajar, como hemos comentado, la realidad es que muchos trabajadores no muestran el mismo rendimiento de trabajo en sus casas que en la oficina.

Por suerte, desde RRHH existen diversas prácticas que ayudarán a que tus empleados teletrabajen con la mayor productividad posible:

Pacta el horario de trabajo. Hemos de pactar con el empleado el horario de trabajo en función a sus necesidades y a su pico de rendimiento. Por ejemplo, existen teletrabajadores que son más eficientes trabajando en horario nocturno.

Establece un sistema de trabajo por objetivos. Dividir el trabajo en pequeñas metas a cumplir a corto plazo es una buena idea para mantener un buen ritmo de productividad.

Revisa regularmente los avances. Para garantizar el buen rumbo del trabajo y para prevenir posibles errores no debemos olvidarnos de evaluar constantemente las tareas realizadas.

No te olvides de las pausas. Para ser eficientes, establecer un sistema de pausas es tan necesario como determinar el horario de trabajo. Prácticas como la técnica Pomodoro son soluciones que garantizan que tus empleados descansen adecuadamente durante su jornada laboral.

Fija los medios de comunicación. El éxito del teletrabajo depende en gran medida del aprovechamiento de las tecnologías de comunicación.

Por ejemplo, usar herramientas de videoconferencias para las reuniones de grupos es práctico para conversaciones complejas y previene la sensación de aislamiento. Por su parte, las aplicaciones de mensajería individual para móvil son más importantes para las comunicaciones rápidas, donde no es tan importante el componente visual.

Ofrece un espacio para la interacción social. De la misma manera que en una oficina convencional, en un equipo de teletrabajo es necesaria la interacción social entre los empleados.

Consejos para dirigir a un equipo de teletrabajo

Una buena dirección de equipo de trabajo remoto es clave. De ella depende gran parte del compromiso, concentración y motivación de los empleados.

Para liderar con éxito a un equipo de teletrabajo es necesario seguir los siguientes consejos:

No te distancies de tus empleados

Suena paradójico, pero, aunque haya distancia entre los trabajadores, las tecnologías de comunicación y las plataformas de trabajo permiten un acercamiento y un espacio de comunicación virtual.

Aprovecha estas tecnologías y busca el contacto constante con ellos, apoyándoles, ofreciendo tu consulta y realizándoles seguimientos periódicos.

Una buena idea es practicar el coaching semanalmente, para que la plantilla tenga la motivación necesaria para poder desempeñar su trabajo.

Otra buena idea consiste en organizar reuniones o cenas de empresas anuales o trimestrales, para que los trabajadores puedan sentirse parte del equipo.

Celebra el éxito

El feedback es parte del coaching y es considerada una práctica favorable en toda empresa. Pero en el teletrabajo, donde hay distancia física entre los trabajadores, muchas veces se obvia dar una valoración, respuesta, o comentario al empleado acerca del trabajo realizado.

Ofrecer un feedback constante hará que tus empleados se sientan más satisfechos con su trabajo. Además, un feedback a modo de crítica constructiva ayuda a que las tareas se realicen de manera óptima.

En el mejor de los casos, lo ideal sería establecer una cultura del feedback, donde todo empleado que realice una gran labor recibirá un comentario positivo de su supervisor. La retroalimentación positiva crea un espíritu de equipo increíble.


Las ventajas del teletrabajo


Para terminar, no olvidemos que apostar por un modelo de teletrabajo no solo se trata de un sistema para ayudar al empleado a trabajar en el espacio donde más se sienta a gusto.

En realidad, el trabajo remoto implica una serie de ventajas de gran impacto tanto para el empleado como para la empresa:

Favorece la conciliación y reduce el estrés. Gracias a que fomenta la conciliación, el teletrabajo reduce del estrés laboral en un 82% de los casos4.

Se reduce la rotación de empleados. La reducción de estrés laboral implica la reducción de bajas por enfermedad, rotación de personal y ausentismo laboral.

Mejora la capacidad de atracción y retención de talento de la empresa. Ofrecer teletrabajo es un factor a cada vez mejor valorado. Recordemos que los millennials y la generación Z están especialmente interesadas en el trabajo remoto.

Fomenta el compromiso y la motivación. Un 76% de los empleados haría horas extras y estaría más motivado con su empresa si optara por un modelo de teletrabajo5.

Mejora la imagen de la empresa. Aquella empresa que ofrezca teletrabajo demuestra:

  • Apostar por el futuro y por los nuevos modelos de gestión.
  • Una cultura de la comunicación y de la confianza, al partir de un acuerdo entre trabajador y superior.
  • Estar comprometida con el medioambiente, ya que se reduce las emisiones de CO2 que provocan los trayectos a la oficina.

En conclusión


En los tiempos que corren, donde los empleados ya no piensan solo en el mero salario, sino en su conciliación y donde la digitalización ha provocado que gran parte de las tareas pueden ser realizadas de forma remota, el teletrabajo está más vigente que nunca.

Para garantizar el éxito de su implementación, es conveniente establecer una política de empresa sólida, elegir bien las herramientas que nos ayuden a ser productivos y saber dirigir correctamente al equipo de trabajo remoto.

Las ventajas del teletrabajo son de gran impacto, tanto para el empleado como para la empresa, siendo esta última la principal beneficiada, ya que, gracias a esta práctica, logra mostrarse como una organización que apuesta por el futuro y la confianza de sus empleados.

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