Actualmente es cada vez más normal para un empleado el verse enfrentado a realizar una gran cantidad de tareas que poco tienen que ver entre sí.
Por ejemplo, muchos empleados tienen que redactar informes al mismo tiempo que responden a emails o hacer llamadas a un tercero para concretar un envío. Otros deben llevar las cuentas de las redes sociales al mismo tiempo que elaboran un diseño.
Este problema se agrava en las pequeñas empresas, donde normalmente un único empleado ha de cubrir las funciones de todo un departamento en una empresa mayor. Si bien el volumen de trabajo de una pyme y una gran firma no es el mismo, es verdad que una pequeña empresa está compuesta por un perfil de trabajadores más polivalentes que en las grandes empresas, donde predominan los perfiles especializados.
El resultado no es otro que un déficit de organización, que deriva en un problema de tiempo. La jornada laboral es la que es, y es cada vez más común entre los empleados el sentimiento de que no hay tiempo para hacer todo.
El multitasking: ¿una solución errónea?
Como respuesta a este problema, se ha extendido el multitasking o multitarea, es decir, la práctica de realizar dos o más tareas al mismo tiempo. Así, el multitasking sugiere estar ocupado en varias acciones simultáneas como, por ejemplo, gestionar las nóminas mientras se hace una llamada telefónica.
Sin embargo, en los últimos años se ha puesto en duda el rendimiento del empleado que realiza la multitarea; de hecho, se afirma que el 98% de los empleados son incapaces de practicar la multitarea de manera eficaz1. El resultado es que el multitasking invita al pensamiento disperso, llevándonos a trabajar con hasta un 40% menos de productividad.2
¿Cómo potenciar la gestión de tiempo?
En los últimos años, el singletasking se ha impuesto al multitasking. Nos referimos a otras estrategias centradas en la realización de una tarea solo cada vez, pero con la máxima eficiencia posible:
TÉCNICA POMODORO
En este sentido, tenemos el método Pomodoro, que se diseñó para potenciar la gestión de tiempo y hacer que cualquier empleado trabaje con mayor eficacia y productividad.
Para llevar a cabo este método, lo primero que debemos hacer es una lista con todas las tareas, para después dedicarle a cada una de ellas un tiempo de 25 minutos seguidos de una pausa. Este intervalo de tiempo se llama pomodoro, y durante un pomodoro el trabajador no puede distraerse, de manera que trabajará más centrado.
Las pausas son un concepto fundamental en el método Pomodoro porque mantienen la estabilidad mental y la concentración. Se recomienda dedicar 5 minutos de pausa a los primeros pomodoros y, a partir del cuarto pomodoro, extenderlas hasta 15-20 minutos para que el trabajador salga a tomar el aire y desconecte un poco.
MINDFULNESS
La meditación en la oficina es otro campo que desde hace años está penetrando con fuerza. En este sentido tenemos las prácticas meditativas de conciencia plena, más conocidas como mindfulness. Esta popular técnica de meditación parte de la idea de que no hay nada más importante que el momento presente: cada acción que llevemos a cabo y cada tarea en la oficina merecen toda nuestra atención.
Esta práctica integra diversas técnicas de meditación, yoga y respiración, y nace como respuesta al multitasking que, recordemos, invita al pensamiento disperso.
Si, en lugar de hacer la multitarea, cada trabajador siguiera el mindfulness y se centrara en realizar a plena consciencia cada tarea en cada momento, los beneficios para nuestra organización serían evidentes:
- Se mejora la conciliación. El mindfulness desarrolla la capacidad de concentración del trabajador, haciendo que este disfrute más y se sienta más satisfecho con su trabajo.
- Se ahorra tiempo. Esta técnica nos ayuda a trabajar centrados sin sufrir el estrés o las preocupaciones cotidianas del trabajo. Además, ayuda a tener una perspectiva más clara del trabajo, lo que mejora la toma de decisiones. Como consecuencia, el empleado trabajará con mayor eficiencia y optimizará su tiempo.
LA GESTIÓN AGILE
Otra tendencia en gestión de tiempo es el método Agile. Al contrario que la multitarea, la gestión Agile encuentra la eficiencia al dividir todo un gran proyecto en pequeñas tareas que la plantilla tiene que completar y presentar en cortos periodos de tiempo.
Esta estrategia potencia la gestión de tiempo ya que, al quedar los plazos pactados y al ser tareas alcanzables, cada empleado se esforzará por entregar las tareas a tiempo de una forma eficiente.
Además, potencia el trabajo colaborativo y minimiza errores al requerir de un testing periódico que revise todo el trabajo realizado buscando fallos. Buscar y corregir errores después de cada pequeño avance hará que el proyecto tenga menos riesgos de contener errores, hecho que también ahorra tiempo.
- 1Investigaciones de la universidad de Utah.
- 2Estudio de la American Psychological Association, Multitasking undermines our efficiency, study suggests, 2001.
