¿Es productivo hacer varias cosas a la vez?
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¿Es productivo hacer varias cosas a la vez?

Estás en una ajetreada oficina intentando concentrarte. Delante de ti, el monitor de tu ordenador muestra el navegador abierto con ocho pestañas sin cerrar, alguna de una red social. Minimizados, se encuentran una hoja de Excel y dos documentos de consulta en PDF para redactar unos e-mails que te encargaron ayer. Intentas ponerte con la redacción de los correos mientras miras los PDF, pero, de repente, te vibra el bolsillo. Sacas el móvil: es tu madre que te pregunta por tu día. Le dices que bien. Guardas el teléfono.

Entonces te tocan el hombro, y ves que un compañero de departamento tiene una pregunta profesional. Se la respondes y eso genera un debate. Mientras hablas con él, intentas escribir el último correo que te encargaron, pero, antes de terminar, llega un tercero que te trae varios informes que debes leer. Cuando te dispones a leerlos vuelve tu colega, que te invita a tomarte una pausa. Aceptas. Cierras las pestañas, dejas los informes y sales a tomar el aire cansado por haber estado un buen rato delante de la pantalla, pero sin tener la sensación de haber terminado nada.

¿Te suena de algo?

El multitasking o la multitarea es la habilidad que nos permite realizar más de una tarea o actividad al mismo tiempo. Esta capacidad la solemos emplear con la intención de agilizar un trabajo, pero también realizamos multitareas con otras finalidades, como cuando vemos la televisión mientras chateamos con amigos por el móvil. Hasta donde sabemos, aparte de las personas, solo las máquinas son capaces de hacer multitasking. De hecho, este término procede del ámbito de la informática y lo acuñó IBM en 1960.Si bien el término multitasking no describe un fenómeno novedoso,cada vez son más las empresas que buscan empleados que tengan la capacidad de ocuparse de varias tareas. Esta tendencia responde a una mayor diversificación del trabajo y, sobre todo, a una sociedad cada vez más digital, donde la enorme versatilidad de los ordenadores actuales y la masificación del uso de los móviles nos invitan a estar, por lo menos, en dos pantallas al mismo tiempo.

Pero ¿somos productivos haciendo varias cosas a la vez?

Quien mucho abarca poco aprieta

La mayoría de las investigaciones coincide en que nos dispersamos. No somos más productivos haciendo multitareas sino al revés. Por un lado, uno de los estudios más citados es el que realizó la American Psychological Association, que afirma que se puede perder hasta un 40 % de productividad al desempeñar más de una actividad al mismo tiempo. Esta disminución de la eficiencia tiene como origen los bloqueos mentales que se crean cuando decidimos pasar de una tarea a otra. Nos cuesta, por así decirlo, “cambiar el chip” cuando nos proponemos llevar a cabo otra actividad diferente a la que hacíamos. Este proceso necesita de un tiempo, que se incrementa dependiendo de si las tareas son muy diferentes entre sí o poco habituales para nosotros. A todo esto, cabe añadir los errores que se cometen por la falta de concentración.Por otro lado, quizás el dato más revelador es el que nos ofrece la Universidad de Utah al afirmar que solo el:

  • 2 % de la población es capaz de realizar multitasking con verdadera eficiencia
  • 98 % es incapaz de practicar la multitarea.
Esto quiere decir que, para casi todos es imposible escribir un e-mail de empresa y hablar con un amigo exactamente al mismo tiempo. En su lugar, lo que hace la gran mayoría es dirigir la atención de la conversación al e-mail y viceversa de manera intermitente, lo cual es un sistema poco productivo. Podemos ocuparnos de varias tareas a la vez, pero solo ese 2 % hará multitasking con verdadera eficiencia

Una cuestión de tiempo

Aunque la lógica interna nos diga que hacer dos tareas a la vez supone una especie de 2×1 al permitir un ahorro significativo de tiempo, la realidad pone de manifiesto que hacer más de una tarea a la vez supone una pérdida de tiempo descomunal. En esta línea, según las investigaciones de la Universidad de California Irving, el oficinista cualquiera se interrumpe o cambia de tarea cada tres minutos de media. Este estudio sugiere que, además, una vez ocurrida la interrupción, retomar la tarea original donde se había dejado suele llevar veinte minutos, consecuencia que deriva en un volumen significativo de estrés. El multitasking invita al pensamiento disperso, y se calcula, según el estudio, que el tiempo perdido a lo largo de una jornada laboral entre interrupciones y bloqueos llega hasta las seis horas diarias. ¿Te imaginas qué harías con todo ese tiempo?

Multitasking frente a singletaskings

Entonces, como hemos visto, existe una opinión bastante generalizada que se muestra crítica acerca de las posibilidades productivas de la multitarea en el ámbito profesional. La multitarea no solo no es productiva para el 98 % de la población, sino que, además, supone una enorme pérdida de tiempo para la gran mayoría de los trabajadores.Por eso, las respuestas al multitasking son los métodos de gestión del tiempo orientados a centrarse en una actividad cada vez. En este sentido, encontramos con técnicas como la del Pomodoro o la matriz de Eisenhower, creadas para conseguir la mayor productividad en el menor tiempo posible realizando una única acción.De entre todos estos métodos, nos quedamos con el de Devora Zack, autora de varios bestsellers sobre networking. Zack propone el concepto de singletasking como solución al multitasking y nos ofrece los siguientes consejos para aumentar nuestra productividad:

  • Elige una tarea cada vez. Si te centras solo en una actividad, trabajarás con mayor claridad y eficiencia.

  • Desarrolla tu concentración. Cuando hacemos multitasking, tendemos a pensar en otras cosas; la concentración nos ayuda a evitar que nuestra mente se disperse.

  • Agrupa las tareas similares. En vez de responder a cada e-mail o mensaje del móvil en cuanto llegan, fíjate un tiempo concreto para dedicarte a la comunicación o a las redes sociales.

La Multitarea para pymes
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