La implementación de una política de gastos profesionales en una empresa responde a la necesidad de establecer un eje que rija las normas de consumo. Esta deberá ser trasladada a cada uno de los grupos profesionales para su exhaustivo cumplimiento. No obstante, en 1 de cada 5 casos, el gasto no cumple con las políticas establecidas, según el estudio sobre gastos corporativos realizado por Numsight en enero del 2015. Esto puede derivar en un malestar por parte de la empresa y del empleado, ralentización de tiempos, consumos fraudulentos, y por tanto, cierta ineficiencia.
Cómo implementar la política de gastos en una empresa
1.Garantizar una política de gastos profesionales eficiente
El primer paso para garantizar una política de gastos profesionales eficiente, es crear esta acorde a las necesidades de la empresa y la realidad de cada colectivo dentro de ella. Para ello es preciso basarse en tres aspectos fundamentales:
- Conocer los requerimientos de consumo de cada grupo o departamento dentro de la empresa según las actividades que realiza.
- Basarse en el histórico y la media de gasto de cada perfil de empleado gracias a una contabilidad que mantenga registros por tipo de gasto y categoría.
- Definir sus objetivos de control y de optimización de los gastos según el tipo de gasto (por ejemplo, limitar el presupuesto mensual de invitaciones a restaurante por comercial).
2. Implementar un control de desvíos de gastos
El segundo paso es asegurarse que esa política se cumpla y para ello deberá implementarse un sistema que permita detectar los gastos que se desvían de la política definida. Existen dos tipos de control:
- El control a posteriori, que consiste en que una vez realizado el gasto se verifique si este está dentro de la política definida. Este tipo de control se puede realizar de forma manual, forma que emplea el 67% de las empresas en España, o automatizada que consiste en que una vez registrado el gasto en el sistema, este mediante un sistema de validación del gasto, apruebe o rechace de forma automática las liquidaciones de gastos.
- El control automático a priori, el cual sucede cuando la validación se efectúa directamente en el medio de pago (por ejemplo una tarjeta), permitiendo solo aquellos consumos que cumplan con lo definido previamente por la empresa.
Además, al utilizarse una tarjeta integrada a sistema de gestión de gastos, la información del consumo es 100% verídica ya que viaja desde el TPV, donde se realiza el pago, hasta la nota de gastos del empleado y, posteriormente, al sistema contable de la empresa. Otra ventaja de la tarjeta es que elimina el sistema de adelantos, práctica usual en el 60% de las empresas en España.
Con un sistema de control a priori la empresa podrá definir previamente dónde, en qué momentos y hasta cuánto pueden gastar sus empleados permitiendo a la compañía ahorrar costes, prevenir fraudes y evitar el malestar por liquidaciones rechazadas.
En definitiva, un control a priori permite un mejor manejo, registro e inspección del gasto para garantizar el cumplimiento exhaustivo de la política de gastos establecida y tratar así, de anticiparse a posibles equívocos y solucionar la complejidad de los adelantos
