¿Cuántas veces te has encontrado en el trabajo respondiendo una cola kilométrica de mails y te ha interrumpido el teléfono, una visita o tu jefe encargándote un resumen de los archivos que acaban de llegar? No te preocupes: está situación es cada vez más habitual entre los empleados. La multitarea o multitasking es uno de los recursos más utilizados actualmente por los negocios. Pero ¿qué es el multitasking? ¿Es beneficioso para la productividad de la empresa?
La multitarea
La multitarea no es otra cosa que la capacidad de realizar varias actividades al mismo tiempo, es decir, llamar por teléfono al contacto que te ha dicho tu jefe mientras tienes que responder a los correos que no paran de llegar a tu bandeja de entrada y guardar los cambios de la agenda para el día siguiente. Al tratarse de una situación común, es una cuestión que cada día recibe más atención por parte de empresas e investigadores. Esto se debe a que los negocios buscan trabajadores multitarea que puedan adaptarse a la simultaneidad de actividades sin problemas. De hecho, según una encuesta realizada por la empresa Randstad, nueve de cada diez empleos requieren de trabajadores multitarea, y el 45% de los trabajadores aseguran que sus tareas laborales han aumentado en el último año.
Si bien es cierto que el multitasking tiene varias ventajas —la multitarea, bien empleada, puede ayudar a ahorrar tiempo, a mejorar la productividad de la empresa o a incrementar la capacidad de reacción del trabajador ante sus obligaciones o su predisposición a asumir tareas más complejas—, los expertos coinciden en que dividir el cerebro en varios campos resulta un inconveniente a la larga.
Por ejemplo, las investigaciones apuntan a que la reducción de tiempo que conlleva la multitarea es un mito. En un estudio publicado por la revista Journal of Experimental Psychology: General se demostró que, cuando se instaba a varios sujetos a realizar a la vez diversas tareas completamente predecibles, la mayor pérdida de tiempo se producía a la hora de intercalarlas. Es decir, si un trabajador tiene que responder a un correo mientras anota datos en la agenda, es muy probable que se despiste y pierda el tiempo ojeando su bandeja de entrada.
Los datos de la encuesta de Randstad confirman esta afirmación, ya que los empleados afirman que suelen verse interrumpidos alrededor de seis veces al día en sus labores, lo que les lleva a perder 120 minutos por jornada de tiempo de trabajo que se convierten en diez horas a la semana.
Entonces, si la multitarea tiene estos inconvenientes, ¿cómo hacer para que sea una técnica efectiva? Lo primero y más importante es la organización. Planear con antelación el modo en que se van a llevar a cabo las diferentes tareas es la clave del éxito. Si uno empieza a responder un email y a mitad de respuesta comienza otra tarea diferente, la pérdida de tiempo y el embrollo mental están asegurados. Por ello, hacer una lista con el plan de trabajo del día y tenerla a la vista durante toda la jornada puede ser realmente beneficioso para el multitasking.
Uno de los datos más reveladores sobre la multitarea es que solo el uno de cada tres trabajadores ha desarrollado estrategias laborales para enfrentarse a ella. Según los expertos, una de las claves a la hora de ser productivo cuando un trabajador debe encarar la realización de varios encargos al mismo tiempo es la organización. En este sentido, se recomienda agrupar las tareas similares y realizarlas juntas.
Precisamente, esta es otra de las mejores estrategias para llevar a buen puerto la multitarea. La unión de encargos similares permite al trabajador centrarse en unos temas concretos y agilizar el cambio entre tarea y tarea. Por ello, una buena organización, unida a un agrupamiento de tareas similares, será siempre muy eficaz para el empleado que necesite recurrir al multitasking.
La división del tiempo es otro de los asuntos que más ayudarán a un empleado que debe realizar multitarea. Si este se fija un tiempo determinado para sus obligaciones y otro para sus descansos, su desempeño será más efectivo que si el caos domina su jornada. Asimismo, podrá llevar el control de su tiempo y su trabajo.
Finalmente, también hay que saber qué tareas se pueden hacer al mismo tiempo y cuáles no. Por ejemplo, todos sabemos que conducir un coche y hablar por teléfono suelen ser una mala combinación. Con el trabajo ocurre lo mismo: si un empleado está respondiendo a un correo muy importante mientras tiene la cabeza en la presentación, vital para la empresa, que tiene que realizar al día siguiente, probablemente el contenido del email no sea el mejor al que podía aspirar y la presentación no salga tan bien como debiera. Por ello, hay que saber elegir los trabajos que se pueden realizar a la vez.
La multitarea es una habilidad cada vez más requerida en el siglo XXI. Como se ha visto, tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Sin embargo, el secreto de la eficacia para los empleados multitasking suele ser siempre el mismo: la organización.
- 1 Randstad: Multitasking costs 1 billion working days every year
