En el mundo laboral actual existe una creciente demanda por parte de las empresas de un perfil de trabajador que sea capaz de realizar en un tiempo limitado una serie de diferentes actividades sin relación entre ellas. Hablamos de trabajadores que puedan, en una misma mañana por ejemplo, leer y contestar correos, redactar informes, elaborar presentaciones o negociar con los clientes. Esta capacidad de hacer dos o más tareas en un periodo de tiempo concreto se denomina multitasking o multitarea y, nos guste o no, es un concepto muy de moda y valorado por empresas de todo el mundo.
El multitasking es un concepto estrechamente relacionado con el momento digital actual. En realidad, aunque no lo queramos, hacemos multitasking todo el día: cuando chateamos con nuestras familias mientras caminamos por la calle, cuando atendemos a nuestros hijos mientras hacemos la colada o cuando leemos un PDF mientras hablamos con nuestros colegas de la oficina.
Aunque una corriente escéptica afirma que somos menos eficientes cuando hacemos multitarea1, también es cierto que muchas veces no tenemos tiempo suficiente en una sola jornada laboral para cumplir con todos los objetivos marcados. A veces nos vemos obligados a hacer el trabajo de diez horas en una jornada de seis. En estos casos, si no queremos recurrir a las horas extras, el multitasking es nuestra principal opción.
Pero ¿cómo tenemos que organizarnos para realizar el multitasking sin sacrificar nuestra eficiencia?
Planifica
Aunque quizás sea demasiado obvio, el primer paso para realizar la multitarea de manera efectiva es marcar un plan con los objetivos bien fijados. ¿Qué tareas quieres hacer? ¿A dónde quieres llegar?
Tener bien claras las respuestas a estas preguntas nos ayudará a no caer en uno de los principales inconvenientes del multitasking: la dispersión. No vale simplemente con hacer todas las tareas pendientes, porque puedes entrar en una dinámica en la que, dedicando mucho tiempo al trabajo, termines haciendo más bien poco. Lo más recomendable para evitar este tipo de situaciones frustrantes es escribir todo lo que quieras hacer en una lista de tareas pendientes y planificar cuáles quieres hacer en un tiempo determinado.
Si lo tuyo no son las listas tradicionales, una alternativa atractiva son las aplicaciones para móviles como Jira, que nos ayudan con la organización de nuestras tareas. Pero, ¡ojo!, se recomienda limitar a dos o tres las tareas que hay que realizar en un intervalo de tiempo de dos a tres horas. Se garantiza así que dediquemos el tiempo suficiente a cada actividad.
Agrupa las tareas similares
Por otra parte, muchos críticos del multitasking afirman que uno de los principales peligros para nuestra productividad es el bloqueo mental que sufrimos al cambiar de una tarea a otra2. Estos bajones de eficiencia son tan normales como inevitables, ya que, con cada cambio de tarea, nuestro cerebro se ve obligado a adaptarse a una nueva actividad. Y no solo eso, sino que cuantas más veces cambiamos de tareas, más modificamos el estado de nuestro cerebro. De esta manera, una de las principales recomendaciones para evitar los bloqueos consiste en agrupar las tareas similares. Cuanto más relacionadas estén las tareas, menos te costará a ti y a tu cerebro desarrollar el multitasking con eficiencia.
Elimina las distracciones
Sin embargo, el verdadero enemigo natural de todo acto que requiera concentración son las distracciones. La multitarea no es una excepción: las distracciones aumentan solo por el hecho de lo que cuesta salir de una actividad para entrar en otra. Aunque en el entorno laboral existan distracciones inevitables, sí podemos realizar alguna acción sencilla que nos ayude a desarrollar la multitarea sin que nos interrumpan, como elegir un lugar tranquilo para trabajar o apagar las notificaciones de las redes sociales. Un buen consejo para esto último es planificar el tiempo y establecer unos momentos al día para revisar el móvil y chequear las redes sociales. Como cada espacio laboral es diferente, depende de ti decidir qué medidas tendrás que tomar para evitar aquellas distracciones que te puedan afectar.
Comprueba constantemente tus tareas y objetivos
En relación con el primer punto, es imprescindible saber en todo momento en qué tienes que trabajar y qué tiempo le debes dedicar a cada tarea. Por muy bien que nos organicemos, es vital detenernos para comprobar si seguimos el camino pautado en un principio. Herramientas para móviles como Trello o Asana pueden ayudarnos a gestionar la organización de nuestras tareas pendientes, ya que nos ofrecen un espacio accesible donde podemos revisar y consultar en todo momento las actividades que nos hemos propuesto realizar.
Tómate tu tiempo para revisar tu trabajo
Por último, una vez que hayas completado las tareas que te propusiste llevar a cabo, es obligatorio que te tomes un momento para reflexionar acerca del trabajo realizado y de su posterior resultado. Es normal que realizar varias tareas cada dos o tres horas provoque la desconcentración y el error en cualquiera de ellas; por eso, es más importante que nunca revisar lo trabajado al final de la multitarea. Conviene también comparar el objetivo inicial de tu planificación con el resultado final después del multitasking: ¿he cumplido mi objetivo?
Si la respuesta es “sí”, te damos la enhorabuena. Ser capaz de realizar la multitarea con eficiencia no solo significa tener una alta capacidad de concentración, responsabilidad u organización, sino también un mayor control de tus capacidades cognitivas.
- 1Según un estudio de la American Psychological Association: “Multitasking undermines our efficiency, study suggests”, 2001
- 2Según el estudio de Gloria Mark: “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”. University of California, Irvine.
