Metodología Agile en departamento de administración

A la hora de planificar y desarrollar un proyecto, uno de los principales quebraderos de cabeza para los departamentos de administración de hoy en día tiene que ver con la gestión del tiempo de sus empleados.
El miedo a no cumplir con el objetivo final o ver que la fecha límite de entrega se acerca ha hecho que en muchas organizaciones se haya instado a la plantilla a practicar la multitarea, es decir, a realizar dos o más tareas a la vez.

Sin embargo, cada vez hay más estudios que demuestran que la multitarea no es una solución positiva para nuestro proyecto:

Hay estudios que evidencian que un trabajador pierde hasta un 40% de productividad al realizar más de una actividad al mismo tiempo¹, ya que al alternar una tarea con otra también desviamos la atención, y eso supone una pérdida de tiempo.
Otras investigaciones completan esta información sugiriendo que solo el 2% de la población es capaz de realizar multitasking con verdadera eficiencia².

Entonces, si la multitarea no es la solución, ¿cómo podemos gestionar nuestro proyecto para que sea lo más eficiente posible?

LA GESTIÓN AGILE

La gestión agile es esencial a la hora de desarrollar proyectos de la manera más eficiente posible. Se trata de un conjunto de metodologías que tienen en común dividir un proyecto grande en una serie de pequeñas tareas que se han de completar y de entregar en periodos de tiempo cortos, es decir, una o dos veces por semana.

De esta manera, conseguiremos corregir los malos hábitos a la hora de enfrentarnos a un proyecto, pues lo dividimos en pequeñas tareas factibles a corto plazo. Además, cada una de estas tareas se verificará con el objetivo de comprobar si se ha realizado correctamente o si hay que aplicar cambios para continuar con la siguiente fase.

Se trata de una metodología popular en el mundo laboral actual, ya que potencia la gestión del tiempo y evita los errores. De entre todos los sectores, la gestión agile se utiliza especialmente en el sector informático, cuyos proyectos requieren de un gran trabajo de programación y exigen un mínimo número de errores.

Así, cuando hablamos de la gestión Agile, podemos decir que hay 4 pilares fundamentales:

1. Colaboración. Se trata de una serie de técnicas que exigen a cada empleado colaborar con sus clientes o compañeros, además de mantener una relación cercana con ellos.
2. Aprecio por el individuo y las relaciones interpersonales.Antes que las herramientas y los procesos laborales, estas metodologías se centran más en las personas involucradas en el trabajo.
3. Testing. Es mejor ver una demostración del producto funcionando en sus primeras fases que esperar hasta que el proyecto esté acabado. Solo midiendo y probando el avance del producto etapa por etapa, conseguiremos determinar con claridad aquello que esté funcionando bien en nuestro trabajo y aquello que no. Así corregiremos errores que después, con el producto acabado, serían muy difíciles de resolver.
4. Inmediatez de acción. Como la gestión agile promueve un modelo de trabajo donde se divide el proceso en etapas que se han de cubrir a corto plazo, es imprescindible responder rápidamente ante imprevistos o posibles cambios para garantizar la viabilidad del proyecto.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN AGILE

Estos cuatro pilares son clave a la hora de implementar una metodología agile correctamente. Si se cumplen, la organización del tiempo se beneficiará de:

Gestión de tiempo. Si dividimos un proyecto complejo en pequeñas tareas factibles para entregar cada poco tiempo, los empleados se esforzarán en cumplir los objetivos pactados por la empresa.
La empresa que aplique una gestión agile se adaptará, en todo momento, a diferentes circunstancias o cambios con la posibilidad de hacer reajustes cuando sea necesario.
Minimización de errores. Detectando los potenciales fallos de manera rápida, disminuiremos los errores en nuestro trabajo.
Eficiencia. Resolviendo los problemas y las necesidades del proyecto por partes, conseguiremos llevar a cabo el trabajo con mayor eficacia.
Coordinación. Como uno de los pilares es la colaboración e interacción entre los participantes del proyecto, el trabajo que siga mediante esta gestión se desarrollará de una forma más y mejor coordinada.
Satisfacción laboral. Trabajar en un proyecto mastodóntico puede producir desmotivación a los empleados, ya que, en muchas ocasiones, no reciben suficiente feedback. Dividiendo el trabajo en pequeñas tareas, el empleado ganará en satisfacción, pues comprobará mejor los avances producidos por su desempeño.
Mejora la creatividad. La gestión agile demanda, además, estar abierto a realizar nuevas funciones, así como buscar permanentemente ideas y soluciones funcionales.

¿CÓMO IMPLEMENTAR LA GESTIÓN AGILE?

Como hemos dicho, la gestión agile no es una medida específica sino un conjunto de diferentes metodologías que tienen en común la segmentación del trabajo y el cumplimiento de plazos. De entre todos los métodos agile existentes, destacamos los siguientes:

Kanban. Es una metodología cómoda y sencilla que consiste en distribuir las tareas en pósits o tarjetas que se pueden presentar de una manera muy clara y visual en un tablero de tareas, cuyo objetivo no es otro que mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible.
Scrum. Este método se centra en entregas parciales y regulares del producto final para que el cliente o el receptor del proyecto pueda ver desde un primer momento hacia dónde avanza el trabajo, lo que permite efectuar correcciones cuando sea oportuno.
Extreme Programming XP. Esta metodología tiene como objetivo desarrollar un proyecto con flexibilidad y control. Para ello, divide a los participantes por roles y promueve el trabajo por parejas. De esta manera, los empleados trabajan con satisfacción de una forma ordenada y planificada.
Agile Inception. Se trata de un conjunto de actividades que están destinadas a ayudar a que nuestros empleados tengan conocimiento de los objetivos, riesgos y expectativas del proyecto antes de su realización. Con este método, fomentamos la satisfacción e interacción de los trabajadores, ya que les damos voz, que se implicarán desde el minuto uno a través de una reflexión grupal.

¹ Según un estudio de la American Psychological Association, Multitasking undermines our efficiency, study suggests, 2001
² Según investigaciones de la universidad de Utah.