La transformación digital que ha experimentado el mercado laboral como consecuencia de la irrupción de nuevas tendencias de trabajo, también se ha extendido a los departamentos de recursos humanos y su forma de gestionar los equipos.
La digitalización no es una transformación que todas las empresas asuman por igual, ya que según el último Informe de Digitalización de las PyMes en 2021 elaborado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad, su grado de implantación depende del tamaño de la empresa y del sector de su actividad. Aunque se trate de una asignatura pendiente para algunas compañías, es un reto en el que todas deberían trabajar para asegurar su supervivencia a largo plazo.
Los cambios que afectan a la forma de trabajar de la empresa y las herramientas de las que los empleados pueden hacer uso para hacer frente a estas nuevas necesidades digitales, parten de estrategias ideadas por los departamentos de recursos humanos. Y es que promover este tipo de acciones relacionadas con la digitalización en la empresa, carecerían de efectividad sin la consiguiente digitalización de los propios departamentos de Recursos Humanos, que juegan un papel estratégico.
¿Qué beneficios tiene la digitalización de los departamentos de Recursos Humanos?
Los departamentos de RRHH de las empresas se encuentran con perfiles profesionales cada vez más digitalizados, que presentan necesidades relacionadas con el uso de nuevas tecnologías. Además, las necesidades de las empresas también están cambiando y comparten como denominador común esa transformación digital que de igual manera demandan los trabajadores. Esta creciente tendencia hace necesario que los departamentos de RRHH revisen y adapten aquellas actividades y procesos que anteriormente desarrollaban de manera física a un modelo más digital.
El almacenamiento de información en grandes archivadores y carpetas forma parte del pasado. En la actualidad, existen diferentes alternativas digitales que permiten a los equipos disponer de la información de una manera más rápida y práctica. Por ello, aplicar técnicas y herramientas digitales en este departamento supone también mejoras en la comunicación interna que favorecen la difusión de la información, ser los impulsores/facilitadores de la cultura tecnológica y digital a todos los miembros de la empresa, mejorar la productividad al implementar herramientas y procesos digitales…
No obstante, cabe destacar que digitalizar un departamento de RRHH es un impacto a nivel empresarial, no sólo a nivel de RRHH.
Claves para la digitalización de los RRHH
Desarrollo de un plan de implementación
Al igual que ocurre con cualquier tipo de transformación que se implemente en la empresa, desarrollar y aplicar un plan de digitalización en una organización no es algo que se pueda realizar en un par de días, sino que lleva su tiempo. Identificar las necesidades digitales de la empresa y establecer su priorización por parte de los departamentos de Recursos Humanos es esencial de cara a definir las áreas de actuación que irán en primer lugar. En base a esta priorización, establecer diferentes fases de implementación y elaborar un calendario de ejecución de estas, ayudará a la empresa a llevar un control y una mejor organización del tiempo.
Selección de personal
Realizar entrevistas de selección a través de videollamadas u otras plataformas de comunicación digital supone una serie de ventajas tanto para la empresa como para los candidatos. En el caso de las grandes empresas con procesos de selección de varias fases, programar una videollamada con distintos candidatos permitirá realizar una primera selección con la que rápidamente se acepten o descarten cierto tipo de perfiles. Estas técnicas suponen un ahorro de tiempo importante para los responsables de estos departamentos.
Por otro lado, utilizar herramientas de Inteligencia Artificial en los procesos de selección, también agiliza la criba de aquellos candidatos que encajen mejor con el perfil de empleado que busca la compañía.
Escuchar a los empleados
Los departamentos de Recursos Humanos también pueden recoger el feedback de los empleados acerca de sus necesidades digitales o aquellas cosas que crean que pueden mejorar su flujo de trabajo. Incentivar la comunicación con el personal a través de, por ejemplo, reuniones periódicas con ellos, les dará la oportunidad de aportar su granito de arena en este proceso de digitalización.
Formación digital
La transformación digital de la empresa puede ocasionar dificultades a empleados que puedan sentir limitadas sus capacidades como consecuencia de estos cambios. Los empleados son el principal activo que posee una empresa y por ello los responsables de RRHH deben ofrecerles planes de formación que les permitan estar actualizados y mejorar sus competencias profesionales, no solo para poder desempeñar su trabajo diario y sus funciones con normalidad, sino también para que puedan sacar el máximo partido a las herramientas digitales.
Programas de retribución flexible
Es clave para la digitalización que se ofrezcan servicios en soportes digitales u online, que acompañan y complementan la transformación digital de la empresa. Así, la digitalización también puede mejorar el uso de servicios derivados de los programas de retribución como la Retribución Flexible. A través de este tipo de programas los empleados pueden destinar hasta el 30 % de su salario bruto anual a servicios como el menú diario en restaurantes, guardería o transporte, entre otros. Por ejemplo, con la Tarjeta Restaurante de Sodexo, ya no es necesario que los empleados lleven siempre consigo una chequera para el pago sus comidas diarias, ya que pueden pagar a través del móvil con Google Pay y Apple Pay. De esta manera, la empresa tendrá menos carga administrativa gracias a la gestión online, entrega y renovación automática de las tarjetas.
Seguimiento y evaluación
Implantar un sistema que permita realizar un análisis del impacto de los cambios implementados y de cómo los trabajadores se están adaptando a ellos, puede resultar de gran utilidad a los responsables de RRHH para corregir posibles errores y mejorar aquellos ámbitos y procesos que no estén optimizados.
