La gestión de los gastos corporativos a menudo resta mucho tiempo y energía a empresas de cualquier tamaño.
Tener una política de gastos bien diseñada puede ayudar a optimizar este proceso y además generará ahorros. Ten en cuenta los siguientes consejos a la hora de diseñarla:
Consejos para diseñar la política de gastos corporativos
- Recuerda que el proceso de gastos tiene que ser sencillo e intuitivo.
No debe exigir formación adicional ni extensas explicaciones.
Las plataformas y apps de gestión de gastos cuentan con una interfaz que favorece la experiencia del usuario. Además, ofrecen muchas opciones de personalización para adaptar la política a la realidad de cada empresa. - Procura que el acceso al sistema y el envío de tickets y facturas sea fácil.
Haz que el envío sea sencillo. Por comodidad, los usuarios convertirán en un hábito natural enviar el gasto y no guardarlo para más tarde. Además, la tasa de facturas entregadas en el formato correcto será mucho mayor.
Las soluciones digitales ofrecen muchas ventajas al automatizar numerosas tareas. - Diseña una política que tenga sentido para aquellos que la emplean.
Procura que los procedimientos no se sitúen por delante de las verdaderas necesidades.
Establecer límites de gasto, delimitar las situaciones en las que se pueden justificar los gastos o identificar los diferentes colectivos que pueden hacer uso de ellos son aspectos que cubre una buena política. - Explica las implicaciones de la política de gastos en relación con cada puesto.
Algunos puestos, como los de ventas, tienen mayor libertad que los de oficina, por ejemplo. Si es así, hay que explicar los motivos para que no haya lugar a descontento. - Asegúrate de que toda la plantilla está bien informada sobre la política de gastos y de que se comprende bien.
Comunica con regularidad sobre ella en el formato más adecuado para cada colectivo.
Pide ‘feedback’ para saber que todos la entienden.
