Descubre las habilidades necesarias para trabajar en un departamento de administración
Como si fuesen los ojos y los oídos de la empresa, los departamentos de secretaría y asistentes manejan la administración diaria de una oficina, un directivo o un equipo. Con su visión única y global de la empresa, los departamentos de secretaría y asistentes son indispensables para el buen funcionamiento general de la compañía.
Pero ¿qué características y competencias profesionales ha de tener un departamento de administración en el año 2020?
1 Comunicación clara
La comunicación clara es una habilidad esencial en este puesto de trabajo, ya que casi todas las tareas están relacionadas con la transmisión de información escrita o verbal. Es importante que los miembros de los departamentos de administración sepan escuchar con detenimiento, pero también que sepan transmitir lo que desean comunicar de una forma clara, convincente y transparente.
2 Competencias tecnológicas
Hace décadas, la mayoría de los integrantes de los departamentos de secretaría usaban papel y lápiz o máquinas de escribir para trabajar. Los tiempos han cambiado y ahora deben tener competencias tecnológicas 2.0. Es indispensable que sepan utilizar diversos programas informáticos y los dispositivos móviles para administrar las tareas diarias.
En los departamentos de secretaría del 2020, deben dominarse los programas básicos de procesamiento de textos, las aplicaciones de correo electrónico, CRM, los programas de contabilidad en algunos casos y el software relacionado con el tratamiento de fotos o redes sociales.
3 Sentido de la profesionalidad
Todos los miembros de determinado nivel de los departamentos de administración deben contar con habilidades básicas de servicio al cliente, empezando por un gran sentido de la profesionalidad. En muchas ocasiones son el rostro de la empresa, lo que significa que la cortesía y el respeto son cualidades esenciales, ya sea que estén tratando con clientes o hablando con sus superiores o sus compañeros de trabajo.
4 Habilidades organizativas
La mayoría de las personas de los departamentos de secretaría maneja una gran cantidad de información. Dependiendo de la cultura empresarial, esta información puede incluir archivos en papel, bases de datos electrónicas o incluso reuniones presenciales.
Dado que los directivos y compañeros dependen de este departamento para recuperar datos de manera eficiente, son necesarias importantes habilidades de orden y organización. Para conseguirlo, pueden informarse sobre los programas de software y los flujos de trabajo que ayudan a mantener todo bajo control.
5 Gestión del tiempo
A medida que se asumen más responsabilidades y tareas en el departamento de secretaría, la administración del tiempo se vuelve clave. Para la mayoría de estos departamentos, esto significa aprender a trabajar de manera más eficaz e inteligente utilizando diferentes estrategias y métodos relacionados con la gestión del tiempo.
6 Solución de problemas
En un puesto dentro de estos departamentos, sobre todo en el apartado de dirección, ya no es posible delegar en los superiores la toma de algunas decisiones. Al contrario: estas personas tienen que resolver muchos problemas por sí mismas. Para este departamento, los problemas comunes podrían incluir desde solventar problemas de programación hasta comunicarse con clientes descontentos. Es recomendable dedicar el tiempo necesario a comprender los objetivos y la misión de la empresa para determinar cómo solucionar los problemas de acuerdo con la cultura de la compañía.
7 Habilidades de planificación
La planificación es clave para cualquier departamento de administración que desee ser productivo y eficaz. Muchos de sus miembros llevan a cabo a diario multitud de tareas diferentes y, en algunos casos, han de gestionar pequeños equipos de trabajo, trato con clientes y proveedores, etc. Eso significa que deben contar con una idea sólida de los objetivos de su empresa y comprender qué recursos tienen a su disposición. Es necesario aprender a combinar los recursos, asignar el tiempo necesario y administrar el personal para completar a tiempo tanto las tareas diarias como los proyectos principales.
8 Enfoque proactivo
A veces no se avanza esperando a que las cosas sucedan. Por eso, estos departamentos han de adoptar un enfoque proactivo para todo lo que se encuentre en su lista de tareas pendientes. Conviene anticiparse a los problemas y aprovechar la oportunidad para abordarlos de forma directa. Hacerlo así puede suponer un gran ahorro de tiempo.
9 Sentido de la discreción
Los departamentos de secretaría y asistentes de dirección suelen manejar información delicada, como agendas confidenciales y comunicaciones privadas. Para gestionar este tipo de información de manera efectiva, es necesario un gran sentido de la discreción y la capacidad de mantener la confidencialidad.
Tanto si se trata de un empleo de administrativo, asistente, como de secretaria, es necesario desarrollar las habilidades descritas anteriormente para realizar el trabajo de forma satisfactoria.
